Kế hoạch là gì? Tại sao phải xây dựng kế hoạch?

Kế hoạch là gì? Nhiều người sẽ chỉ quan tâm đến nên làm gì và kết quả sẽ ra sao, nhưng lại không có một kế hoạch cụ thể nào để làm được điều đó. Điều này dễ làm mất phương hướng và không có sự chuẩn bị trước những vấn đề khó khăn phát sinh. Vậy làm như nào để có một kế hoạch hiệu quả hãy cùng xem bài viết này nhé.

1. Kế hoạch là gì?

Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động, công việc được sắp xếp theo trình tự nhất định để đạt được mục tiêu đã đề ra. Kế hoạch vừa là nội dung vừa là chức năng của công việc quản lý.

Kế hoạch xác định mục tiêu, đưa ra các phương pháp tiếp cận và quyết định cách tốt nhất để đạt được mục tiêu. Việc lập kế hoạch giúp doanh nghiệp xác định được cụ thể những việc cần làm, làm thế nào, khi nào và với ai.

Kế hoạch có thể được thực hiện một cách cách chính thức hoặc không chính thức, bằng văn bản, văn kiện hoặc bất thành văn; công khai minh bạch hoặc bí mật. Lập kế hoạch là chức năng rất quan trọng đối với mỗi nhà quản lý bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và phương trình hành động trong tương lai.

 

2. Các loại kế hoạch trong doanh nghiệp

Kế hoạch chiến lược

Kế hoạch chiến lược là những mục tiêu dài hạn được đưa ra dựa trên cơ sở phân tích môi trường và vị trí tổ chức của môi trường đó.

Bản kế hoạch này thường được lập ra bởi nhà lãnh đạo, cấp quản lý dựa theo những mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp.

Kế hoạch tác nghiệp

Kế hoạch tác nghiệp trình bày chi tiết các chiến lược được cụ thể hóa để doanh nghiệp biết được mình nên làm gì để đạt được các mục tiêu đã đưa ra.

Kế hoạch này phải đảm bảo được các nhân viên đều nắm rõ các mục tiêu và xác nhận được trách nhiệm của mình trong việc thực hiện nhiệm vụ để đạt được những kết quả đã dự định trước đó.

Kế hoạch tài chính

Kế hoạch tài chính giúp xác định các công việc cần làm nhằm đạt được những mục tiêu cụ thể về tài chính trong một quản thời gian nhất định, ngắn hạn hoặc dài hạn.

Kế hoạch thường sẽ liệt kê thông tin về các hoạt động, nguồn lực, điều kiện và thời gian cần thiết để đạt được mục tiêu đã đặt ra.

Kế hoạch kinh doanh

Kế hoạch kinh doanh là bảng mô tả tổng thể quá trình kinh doanh của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nào đó.

Kế hoạch này giúp bạn xác định và đánh giá việc kinh doanh đã đạt những kết quả như thế nào và tìm kiếm những triển vọng có thể phát triển trong tươi lai.

Kế hoạch Marketing

Kế hoạch Marketing hay còn gọi là kế hoạch tiếp thị thường được dùng để phác thảo các ý tưởng quyết định quảng cáo và tiếp thị.

Kế hoạch này sẽ mô tả các hoạt động kinh doanh liên quan đến quá trình hoàn thành các mục tiêu tiếp thị cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định.

 

3. Tại sao phải xây dựng kế hoạch?

Bạn hiểu được khái niệm của kế hoạch, nhưng không hiểu được tầm quan trọng của nó thì rất khó trong việc triển khai kế hoạch hiệu quả.

• Tập trung vào mục tiêu: lập kế hoạch sẽ giúp bạn đề ra những mục tiêu cụ thể, giúp bạn tập trung nguồn lực cho việc thực hiện các mục tiêu đó. Tiến hành lần lượt từ những mục tiêu quan trọng trước.
• Giảm thiểu sự không chắc chắn: việc thiết lập kế hoạch trong tương lai để đảm bảo mọi thứ diễn ra theo mục tiêu đưa ra, giảm thiểu sự không chắc chắn hay những bất ổn có thể xảy ra trong tương lai.
• Tối ưu hóa nguồn lực bằng cách phân tán nguồn lực vào các hoạt động trọng điểm, nguồn lực sẽ được tối ưu hóa và hiệu quả công việc cũng được nâng cao.
• Xác định được mục tiêu trước khi đưa ra các phương pháp phù hợp sẽ giúp bạn tránh được tình trạng lãng phí nguồn lực vào việc lựa chọn.
• Việc lập kế hoạch giúp bạn thiết lập được các mục tiêu và đưa ra những tiêu chuẩn đánh giá, nhờ vào việc này cấp trên, ban quản lý có thể đánh giá hiệu suất công việc của cấp dưới dễ hơn. Nếu có sai lệch cũng kịp thời sửa chữa và tìm các biện pháp khắc phục.
• Lập kế hoạch giúp hoạt động phân quyền dễ dàng hơn, sẽ giúp nhân viên có những quyền hạn cần thiết để thực hiện công việc.

4. Các bước xây dựng kế hoạch

Để tạo được một kế hoạch đầy đủ, chi tiết một cách dễ dàng thì các trình tự dưới đây sẽ giúp quá trình xây dựn kế hoạch dễ dàng hơn.

Bước 1: Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc

Khi xây dựng kế hoạch, việc đầu tiên bạn phải xác định rõ mục tiêu và yêu cầu công việc. Cần xác định được thời gian thực hiện, các kết quả cần thu được và chỉ ra các điểm kết thúc cần làm.

Bước 2: Xác định nội dung công việc

Một cách xác định hay được sử dụng nhất là thông qua xác định 3W: Ai? Ở đâu? Khi nào?

• Địa điểm: Nơi thực hiện kế hoạch, nơi bố trí nguồn lực của kế hoạch.
• Thời gian thực hiện: Thời gian bắt đầu và kết thúc, quá trình điều chỉnh.
• Đối tượng thực hiện kế hoạch: Bao gồm người thực hiện kế hoạch, người hỗ trợ, kiểm tra, giám sát, báo cáo và người chịu trách nhiệm cho kế hoạch.

Bước 3: Xác định phương thức, cách tiến hành

Xác định phương thức, cách thức tiến hành là công việc xác định tài liệu hướng dẫn cùng với tiêu chuẩn cho từng công đoạn, cách vận hành máy móc… Ngoài ra, bạn còn cần phải xác định các kế hoạch trước đó, những nhiệm vụ đang hoặc chưa được giải quyết và các công việc mới xác định.

Bước 4: Xác định việc thực hiện, phân bổ nguồn lực

Các yếu tố cần được xác định các phương pháp giám sát và kiểm tra các nguồn lực là:

• Nguồn nhân lực.
• Tài lực.
• Vật lực như nguyên liệu, hệ thống cung cấp, máy móc, công nghệ.
• Cuối cùng là phương pháp làm việc (những nguyên tắc, quy cách tiến hành).

5. Thế nào là một kế hoạch khả thi

Các nội dung cơ bản cần có trong một bản kế hoạch:

• Mục tiêu cần đạt được, kết quả của mục tiêu đó là gì?
• Thời gian dự kiến thực hiện?
• Nhân sự tham gia?
• Kinh phí thực hiện?
• Danh sách các công việc cụ thể cần làm để đạt được mục tiêu đó có phân chia cụ thể theo khoảng thời gian thực hiện?
• Người xác nhận nghiệm thu cho từng công việc đó là ai?
• Trưởng dự án phụ trách bản kế hoạch là ai?
• Người duyệt kế hoạch là ai?

Phải xác định chính xác mục tiêu và kết quả đạt được tránh mơ hồ, kết quả phải định lượng được.

Các công việc để thực hiện mục tiêu cần liệt kê chi tiết đến khi không còn chia nhỏ được nữa thì thôi.

Quá trình lập kế hoạch là quá trình thực hiện công việc trong trí tưởng tượng của bạn bởi vậy các cụ thể, chi tiết bao nhiêu bạn càng nắm chắc phần thắng bấy nhiêu.

Thời hạn và các mốc thời gian trong bảng kế hoạch cần tính toán chính xác với các công việc trên một tuần triển khai bạn cần tính toán mỗi ngày phải làm bao nhiêu khối lượng công việc.

Làm rõ ràng các hạng mục cần phê duyệt, tránh việc để đến khi làm xong nhưng không được cấp trên phê duyệt bạn phải làm lại từ đầu.

>>> Xem thêm: Kế hoạch sản xuất là gì? Quy trình lập kế hoạch sản xuất

Hàng tồn kho là gì? Phân loại hàng tồn kho

Hàng tồn kho thường hay bị nhẫm lẫn về khái niệm là do bán ế nên bị tồn đọng, nhưng thực chất đây cũng là một hình thức trong kinh doanh và sản xuất. Trước tiên để hiểu được mục đích của chúng, hãy cùng tìm hiểu xem tồn kho có bao nhiêu loại nhé. 

1. Hàng tồn kho là gì?

Hầu hết khi nói đến hàng tồn kho mọi người đều nghĩ rằng đây là những mặt hàng còn tồn đọng không thể bán ra thị trường có thể do bị hàng bị lỗi thời, hay sai sót khi sản xuất,… hay nói cách khác đó là những mặt hàng bị ế và phải thanh lý.

Tuy nhiên, khái niệm hàng tồn kho hoàn toàn khác so với những nhận định lúc đầu của bạn. Hàng tồn kho là những mặt hàng sản phẩm sẽ được doanh nghiệp giữ lại để bán ra sau cùng. Đây là những mặt hàng được doanh nghiệp dự trữ để bán và kèm theo những thành phần khác tạo ra sản phẩm.

Hàng tồn kho được xem là sự liên kết giữa việc sản xuất và bán sản phẩm được xem là một phần tải sản ngắn hạn, chiếm tỷ trọng lớn trong các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Nếu biết cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả thì doanh nghiệp có thể giảm bớt được nhiều khoản chi phí và tăng thêm lợi nhuận sản xuất, kinh doanh.

2. Phân loại hàng tồn kho

Nguyên liệu thô (Raw Material)

Đây là những nguyên vật liệu thô hoặc hàng hóa do nhà sản xuất mua để sản xuất ra thành phẩm cuối cùng. Các hoạt động sản xuất sẽ được quyết định dựa trên sự có sẵn của những nguyên liệu này.

Chất lượng và năng suất hàng hóa sẽ phụ thuộc vào nguồn nguyên liệu thô đầu vào. Doanh nghiệp cần dự trữ đủ để nguyên liệu không bị gián đoạn khi sản xuất.

Bán thành phẩm - Work-in-process (WIP)

Đây cũng là một phần của nguyên liệu thô có thể hoặc không thể bán được, nên chúng được gọi là bán thành phẩm. Loại hàng tông kho này hầu như không thể tránh khỏi, tồn tại ở bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào.

Tuy nhiên, các doanh nghiệp nên giữ mặt hàng WIP ở mức thấp nhất có thể, vì chúng ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền của doanh nghiệp.

Mặt khác, việc dự trữ WIP là cần thiết, vì nó góp phần đẩy nhanh quá trình sản xuất, lập kế hoạch sản xuất phù hợp,…

Hàng thành phẩm (Finished Goods)

Hàng thành phẩm là thành phẩm cuối cùng làm từ nguyên liệu thô và có thể bán trên thị trường. Có hai loại hàng thành phẩm của ngành công nghiệp sản xuất:

• Sản phẩm được sản xuất theo số lượng lớn.
• Sản phẩm sản xuất theo yêu cầu với thông số kỹ thuật cụ thể.

Đối với các sản phẩm sản xuất theo số lượng lớn, các doanh nghiệp nên giữ một số lượng hàng thành phẩm nhất định để đáp ứng được nhu cầu của khách hàng nhanh chóng. Tránh được các hạn chế như thiên tai, đình công, thiếu nguyên vật liệu sản xuất,…

Vật liệu đóng gói (Packing Material)

Vật liệu đóng gói là hàng tồn kho với mục đích để đóng gói hàng hóa, được sử dụng đóng gói hai loại:

• Đóng gói sơ cấp: là việc đóng gói mà thiếu bước này, hàng hóa không sử dụng được.
• Đóng gói thứ cấp: là việc đóng gói để thuận tiện cho việc vận chuyển hàng hóa

Hàng tồn kho MRO

MRO là viết tắt của bảo trì (maintenance), sửa chữa (repair), và điều hành nguồn cung cấp (operating supplies).

Mặt hàng này được xem như hàng hóa hỗ trợ được dùng cho việc bảo trì và sữa chữa các hàng hóa như vòng bi, dầu bôi trơn, bu lông, đai ốc,… để đảm bảo cho quá trình vận hành không xảy ra sự cố.

Goods in Transit

Good in Transit bao gồm bất kỳ loại hàng hóa cơ bản nào. Loại hàng hóa này là hình thức vận chuyển các nguyên liệu thô, WIP, hàng hóa thành phẩm,… từ nơi này sang nơi khác.

Việc vận chuyển này nhằm mục đích như bán hàng, mua hàng, sản xuất,… Tùy thuộc vào quãng đường vận chuyển mà hàng tồn kho có thể từ vài ngày, vài tuần đến vài tháng.

Buffer Stock

Buffer Stock hay còn gọi là Safety Stock được hiểu là hàng tồn kho đệm. Đây là loại hàng hóa không nằm trong kế hoạch tiêu thụ ban đầu, nhưng được dự trữ sử dụng trong trường hợp khẩn cấp.

Loại hàng hóa này hay được xuất hiện khi mà nhu cầu thị trường vượt tiêu thụ sản phẩm so với mức dự báo ban đầu hoặc nếu sản lượng sản xuất thấp hơn kế hoạch dự kiến.

Mỗi doanh nghiệp sẽ có những chính sách tồn kho riêng, nhưng Buffer Stock được coi là phao cứu sinh vì ở trong trường hợp nào. Giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định.

Anticipatory Stock

Anticipatory Stock thường là nguyên liệu thô hoặc thành phẩm được dựa trên những số liệu trong quá khứ để dự đoán được xu hướng tương lai của thị trường và đưa ra quyết định nhất định dựa trên đó.

Một số doanh nghiệp đầu tư vào việc tồn kho những hàng hóa này với mong đợi sự tăng giá, tăng vọt trong nhu cầu, v.v.

Decoupling Stock

Decoupling Stock là hàng tồn kho cho tất cả các máy/quy trình để giữ cho nhà máy hoạt động liên tục như mong đợi.

Trong một dây chuyên sản xut, những nguy cơ khiến máy móc dừng hoạt động sẽ làm tiêu tốn các chi phí của doanh nghiệp như bổ sung, sửa chữa, khấu hao thời gian nhãn rỗi, thiệt hại,...

Cycle Stock

Cycle Stock là lượng hàng tồn kho được lên kế hoạch để sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định. Giai đoạn này thường được định nghĩa là thời gian giữa các đơn đặt hàng hoặc thời gian giữa các chu kỳ sản xuất .

>>> Xem thêm: Inventory turnover – Cách tính vòng quay hàng tồn kho