Mô hình 7s trong sản xuất là gì?

Mô hình 7s trong sản xuất là gì? Các nhân tố tạo nên mô hình 7s trong sản xuất là gì? Hãy cùng tham khảo bài viết sau đây, IAS sẽ cho bạn hiểu hơn về cái nhìn thực tế của mô hình 7s trong sản xuất.

1. Mô hình 7s trong sản xuất là gì?

Mô hình 7s trong sản xuất được xem như một công cụ phân tích thiết kế tổ chức của công ty, doanh nghiệp. Bạn sẽ dễ dàng bắt gặp mô hình này tại các công ty có nhiều quy định và quy mô lớn. Mô hình này được đặt tên từ 7 từ tiếng Anh viết tắt bắt đầu từ chữ “S”, đó là: Structure (cơ cấu), Strategy (chiến lược), Skill (kỹ năng), System (hệ thống), Shared Values (giá trị chung), Style (phong cách) và Staff (đội ngũ nhân viên). Chúng được tạo ra từ những năm 80 bởi hai chuyên gia tư vấn thiết kế là Robert Waterma và Tom Peters. Ngay từ những năm đầu tiên, mô hình này đã nhận được nhiều sự quan tâm và được đánh giá cao. Và theo như lời của các chuyên gia thì mô hình 7s này giống như tên gọi, nó như một sự mô phỏng ngắn gọn về cách tổng hợp những vấn đề trong thực tiễn của một bộ máy hoạt động của tổ chức.

2. Các nhân tố tạo nên mô hình 7s trong sản xuất

Structure – Cơ cấu

Cơ cấu là cách thức mà một công ty được tổ chức - chuỗi các mối quan hệ chỉ huy và trách nhiệm giải trình tạo thành sơ đồ tổ chức của nó. Đây là cách thức mà bộ máy doanh nghiệp sẽ vận hành. Nói đơn giản hơn thì cấu trúc này có nội dung giúp cho các doanh nghiệp có thể điều phối và hợp tác giữa nhiều bộ phận trong tổ chức một cách khoa học và thuận lợi hơn.

Strategy – Chiến lược

Chiến lược là một kế hoạch kinh doanh được quản lý tốt cho phép công ty xây dựng một kế hoạch hành động để đạt được lợi thế cạnh tranh bền vững. Đối với cơ chế thị trường kinh doanh như hiện nay thì việc một tổ chức đưa ra được những mục tiêu và tầm nhìn là điều không hề đơn giản và chiến lược này giú giúp các doanh nghiệp định hướng được mục tiêu dễ dàng và chính xác hơn. Bên cạnh đó còn giúp cho doanh nghiệp hạn chế và loại bỏ được tối đa những nhân tố có thể tác động tiêu cực đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

Skill – Kỹ năng

Kỹ năng hình thành từ khả năng và năng lực của một công ty cho phép nhân viên đạt được các mục tiêu của công ty. Kỹ năng sẽ giup cho công việc trở nên thuận lợi hơn, chúng được cấu thành từ cả nhân viên và ban lãnh đạo. Đồng thời thể hiện được 1 phần nào sự cạnh tranh cùng với những ưu thế vượt trội của bộ máy doanh nghiệp.

System – Hệ thống

Hệ thống là một trong những nhân tố cứng của mô hình 7s bao gồm hoạt động kinh doanh và cơ sở hạ tầng kỹ thuật của công ty thiết lập quy trình làm việc và chuỗi ra quyết định. Hệ thống là nội dung thể hiện quy trình mà bộ máy có thể hoạt động hàng ngày, từ cơ bản đến xử lý và cả kết thúc. Nói một cách đơn giản hơn để các bạn dễ hiểu thì nhân tố Systems – hệ thống là cách mà một nhân sự trong bộ máy doanh nghiệp thực hiện và giải quyết nhiệm vụ công việc được giao.

Shared Values – Giá trị chung

Các sứ mệnh, mục tiêu và giá trị tạo thành nền tảng của tất cả các tổ chức và đóng một vai trò quan trọng trong việc sắp xếp tất cả các yếu tố then chốt để duy trì một thiết kế tổ chức hiệu quả. Đây được xem là nhân tố ở chính giữa các nhân tố ảnh hưởng khác trong mối quan hệ qua lại. Chúng giúp cho tổ chức xác định được sứ mệnh của mình cùng với các ý nghĩa về sự tồn tại cũng như phát triển của bộ máy doanh nghiệp trên thị trường và cộng đồng.

Style – Phong cách

Bạn không thể đơn thuần hiểu phong cách ở đây là cách thức mà nhà quản lý, điều hành bộ máy doanh nghiệp của mình. Thái độ của nhân viên cấp cao trong một công ty thiết lập quy tắc ứng xử thông qua cách thức tương tác của họ và việc ra quyết định mang tính biểu tượng, hình thành phong cách quản lý của các nhà lãnh đạo. Tức là mỗi nhà điều hành đều có phong cách quản lý bộ máy của riêng mình và nó phù hợp với doanh nghiệp. Từ đó hoạt động của bộ máy doanh nghiệp mới hiệu quả và đạt được những mục tiêu đề ra.

Staff – Đội ngũ nhân viên

Nhân viên liên quan đến quản lý tài năng và tất cả các nguồn nhân lực liên quan đến các quyết định của công ty, chẳng hạn như hệ thống đào tạo, tuyển dụng và khen thưởng. Nhân lực là yếu tố mà bất cứ bộ máy doanh nghiệp nào cũng không thể phủ nhận vai trò của chúng. Cũng có thể nói đây là nhân tố mềm quan trọng đối với mô hình 7s này. Nó quyết định được sự thành công của mô hình này.

3. Ưu nhược điểm của mô hình 7s trong sản xuất

Ưu điểm của mô hình

• Nó cho phép các bộ phận khác nhau của công ty hoạt động một cách thống nhất và “đồng bộ hóa”.
• Nó cho phép theo dõi hiệu quả tác động của những thay đổi trong các yếu tố chính.
• Nó được coi là một lý thuyết lâu đời, với nhiều tổ chức đã áp dụng mô hình này theo thời gian.

Nhược điểm của mô hình

• Nó được coi là một mô hình lâu dài.
• Với tính chất thay đổi của các doanh nghiệp, vẫn còn phải xem mô hình sẽ thích ứng như thế nào.
• Nó dường như dựa vào các yếu tố và quy trình bên trong và có thể bất lợi trong các tình huống mà hoàn cảnh bên ngoài ảnh hưởng đến tổ chức.

4. Cái nhìn thực tế về mô hình 7s trong sản xuất

Mô hình 7s nên được áp dụng khi nào?

Mô hình 7s trong sản xuất được sử dụng với nhiều trường hợp khác nhau, các nhà lãnh đạo sẽ là người nắm rõ được những nhân tố nào gây ra nhiều ảnh hưởng đến tổ chức và thay đổi. Vậy nên mô hình 7s đôi khi cũng được áp dụng để đánh giá tính khả thi của một chiến dịch, kế hoạch hay một dự án nào đó có được thông qua dưới sự phân tích bởi 7 yếu tố của mô hình 7s. Ngoài ra chúng còn giúp kiểm tra xem các hoạt động của nhiều bộ phận khác nhau thế nào. Chúng giúp doanh nghiệp bạn cải thiện hiệu suất, hiệu quả của tổ chức. Từ đó nhà điều hành cũng sẽ xác định được cách tốt nhất để hoàn thành chiến lược xuất sắc nhất. Và mô hình này có được sử dụng để kiểm tra sự tác động làm ảnh hưởng hoặc thay đổi bộ máy hoạt động của tổ chức. Từ đó nhà quản lý cũng có thể sắp xếp quy trình hoạt động các phòng ban.

Công dụng của mô hình 7s đối với các doanh nghiệp

Với công dụng của mô hình 7s khi được sử dụng để hiểu các khoảng trống xuất hiện trong bộ máy, đã tạo ra sự mất cân bằng và sắp xếp, cải thiện để tăng hiệu suất. Và những lợi ích mà chúng ta có thể tìm hiểu đó chính là:

• Hiểu sự thay đổi hệ thống quản lý và ảnh hưởng đến toàn bộ bộ máy hoạt động của doanh nghiệp.
• Lập kế hoạch, mục tiêu đối với bất cứ sự thay đổi quy trình hoạt động nào. Và các bạn nên nhớ rằng một thay đổi rất nhỏ cũng sẽ dẫn đến sự cân bằng mới của Mô hình 7S.
• Tạo ra sự thay đổi văn hóa chiến lược và cơ bản.
• Tạo ra mối liên kết tốt nhất trong tất cả bảy yếu tố của mô hình 7s, để đạt được mục tiêu, chiến lược đã được đề ra.
• Mô hình 7s cho phép doanh nghiệp có thể sử dụng phù hợp với bộ máy, sắp xếp các phòng ban và quy trình khi tổ chức mua lại/ sáp nhập bộ máy.

5. Các bước sử dụng mô hình 7s trong sản xuất

Bước 1: Xác định mối liên kết giữa các nhân tố

Mục tiêu của bước 1 là xem xét mối liên hệ của các nhân tố, để xem sự kết hợp giữa chúng có đem lại hiệu quả hay không. Để làm được, lãnh đạo phải nắm bắt được rõ các nhân tố. Sau đó tìm những khoảng trống, mâu thuẫn và điểm yếu giữa các mối quan hệ của các phần tử.

Bước 2: Xác định thiết kế tổ chức tối ưu

Xác định thiết kế tổ chức hiệu quả mà bạn muốn đạt được, bằng cách cân bằng sự liên kết mong muốn. Bạn có thể đặt ra mục tiêu của mình, nó sẽ giúp bạn thực hiện các kế hoạch, hành động dễ dàng hơn.

Bước 3: Quyết định điểm cần thay đổi và những thay đổi cần được thực hiện

Miêu tả cơ bản về kế hoạch và hành động của bạn hay các nhân tố mà bạn muốn sắp xếp lại. Nếu nhận thấy rằng cấu trúc và phong cách không phù hợp với giá trị thì hãy tái cấu trúc tổ chức, quy trình báo cáo và điều chỉnh phong cách quản lý.

Bước 4: Thực hiện các thay đổi cần thiết

Việc thực hiện là giai đoạn quan trọng nhất trong bất kỳ quá trình thay đổi nào, chỉ những thay đổi được thực hiện tốt mới có tác động tích cực. Vì vậy, bạn nên sử dụng nguồn lực trong công ty hoặc thuê tư vấn phù hợp nhất hỗ trợ thực hiện các thay đổi.

Bước 5: Liên tục xem xét 7 nhân tố

Một yếu tố thay đổi cũng sẽ tác động đến những yếu tố khác. Do đó việc xem xét liên tục sẽ giúp bạn dung hòa được cả 7 yếu tố quan trọng. >>> Xem thêm: Quy trình 5S là gì? các bước thực hiện 5S