Quy trình quản lý kho bằng mã vạch

Quy trình quản lý kho bằng mã vạch hiện đang được áp dụng tại đa số các doanh nghiệp, cửa hàng. Cùng với sự tiện ích, dễ sử dụng quản lý kho bằng mã vạch đã giúp tiết kiệm được thời gian, tiền bạc,... hiệu quả. Hãy cùng theo dõi để biết rõ hơn về nó nhé.

1. Mã vạch là gì?

Mã vạch (Barcode) là phương pháp lưu trữ và truyền tải thông tin, dữ liệu của sản phẩm hàng hóa mã hóa bằng tổ hợp các khoảng trắng và vạch thắng để biểu diễn các mẫu tự, ký hiệu và các con số.

Mọi thông tin của sản phẩm sẽ được thể hiện theo mã vạch sản phẩm như: nước đăng ký, tên doanh nghiệp, lô sản xuất hàng hóa, tiêu chuẩn chất lượng đăng ký, kích thước, thông số sản phẩm,…

Một mã vạch sản phẩm sẽ gồm 2 phần chính:

• Mã số hàng hóa: Dãy số thể hiện thông tin về nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm thông qua quy ước mã số cho các quốc gia trên thế giới của tổ chức GS1. Người dùng có thể dễ dàng nhận diện mã số này.
• Mã vạch: Tổ hợp những khoảng trắng, vạch trắng được sắp xếp đúng quy luật, thông số, chỉ có thể đọc được bằng những thiết bị hỗ trợ chuyên dụng như máy quét mã vạch,…

2. Quản lý kho bằng mã vạch là gì?

Trước đây, hầu hết các cửa hàng, doanh nghiệp kinh doanh ở Việt Nam chỉ chủ yếu quản lý tồn kho bằng sổ sách. Việc này rất là vất vả trong việc ghi chép và kiểm soát, vừa tiêu tốn thời gian mà dữ liệu có khi còn bị sai sót.

Hơn những thế, bạn cũng không thể đưa các hoạt động tại cửa hàng, doanh nghiệp đi theo một quy trình được. Lý do là vì không thể quản lý được số lượng hàng tồn kho, số lượng hàng bán ra, nhập vào, thống kê doanh thu,…

Để kiểm soát được tình trạng kho triệt để hơn, quản lý kho bằng mã vạch ra đời. Thông qua mã vạch được gắn trên mỗi hàng hóa sẽ đơn giản quá việc quản lý hàng hóa thông qua các con số, ký hiệu dành riêng cho từng mặt hàng sản phẩm mà tránh được sự nhầm lẫn.

Để quản lý kho bằng mã vạch sản phẩm, bạn cần có 1 phần mềm quản lý kho, các thiết bị đọc mã vạch. Mã vạch có thể sử dụng chính mã có sẵn trên sản phẩm hoặc tự in một mã khác để quản lý.

3. Tại sao nên sử dụng mã vạch quản lý kho?

• Kiểm tra hàng hóa chính xác hơn

Mã vạch ngày nay được sử dụng cho hầu hết các lĩnh vực và sản phẩm. Việc quản lý kho bằng mã vạch sẽ giúp nhà nước dễ dàng nắm bắt thông tin chính xác và nhanh chóng.

Chỉ với các thao tác đơn giản các thông tin liên quan sẽ được hiển thị đầy đủ, như màu sắc, kích thước, số lượng chi tiết, đơn vị vận chuyển, số lô, thời gian, ngày sản xuất,…

Nhờ đó, hệ thống sẽ cho phép đối chiếu số lượng hàng hóa thực tế và số trên hệ thống để chỉ đưa ra chênh lệch kịp thời xử lý.

• Quản lý kho nhanh chóng, tiết kiệm thời gian

Giải pháp này giúp nhân viên kho nhanh chóng truy xuất được thông tin sản phẩm nhanh chóng. Ví dụ: kiểm tra sản phẩm còn bao nhiêu trong của hàng/kho trên cùng một hệ thống, nhân viên chỉ cần quét mã thông tin sẽ tự động trả về.

Ngoài ra, công nghệ mã vạch còn giúp nhân viên kho tiết kiệm thời gian tìm kiếm, kiểm kê hàng hóa trong quá trình xuất nhập kho. Bạn không cần phải theo dõi hàng hóa thường xuyên mà hệ thống sẽ tự động cập nhật và thể hiện sau khi quét mã vạch sản phẩm.

Đồng thời, nhờ áp dụng công nghệ quản lý kho bằng mã vạch hiện đại doanh nghiệp sẽ tiết kiệm nguồn lực cũng như các khoản chi phí liên quan đến việc kiểm kê kho truyền thống.

• Quản lý chuỗi cung ứng

Công nghệ quản lý kho bằng mã vạch không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm kê được hàng hóa mà còn chủ động được nguồn hàng trong kho. Nhà quản lý hay nhân viên không phải mất quá nhiều thời gian để kiểm tra và đặt hàng.

Theo đó, phần mềm cho biết số lượng từng mặt hàng còn lại trong kho, hàng nào còn nhiều, hàng nào sắp hết để có kế hoạch triển khai phù hợp.

Từ đó, doanh nghiệp chủ động được nguồn vốn cũng như đáp ứng kịp thời nhu cầu của  khách hàng.

4. Quy trình quản lý kho bằng mã vạch hiệu quả

Trong quy trình quản lý kho bằng mã vạch, để đảm bảo xuất nhập hàng được hiệu quả, nhân viên kho cần nắm rõ quy trình quản lý sau:

• Quy trình nhập kho

Nhân viên kho dùng máy quét mã vạch “đọc” mã vạch trên lô hàng.

Các thông tin này sẽ được đưa vào phần mềm trên máy tính để tạo phiếu nhập kho cùng với các thông tin liên quan như: Tên sản phẩm, ngày giờ nhập, người nhập…

• Quy trình xuất kho

Tương tự như nhập kho, dùng máy quét để đọc mã vạch trên lô hàng xuất đi.

Nhân viên quản lý có thể truy xuất được thông tin lô hàng xuất cho ai, đi bao nhiêu đơn hàng trên hệ thống trong 1 ngày/tháng/năm.

• Quy trình kiểm kho

Để hạn chế tình trạng sai sót, hỏng hóc trong quá trình vận chuyển, bảo quản, nhân viên kho cần thực hiện công tác kiểm tra trực tiếp.

Dùng máy quét mã vạch đọc tất cả các lô hàng có trong kho và kết nối với dữ liệu trên máy tính. Sau đó đối chiếu số lượng, thông tin xuất - nhập của mỗi đợt, xem lượng hàng còn lại có trùng khớp với nhau hay không.

Nếu có sự thay đổi, nhanh chóng điều chỉnh thông tin, tìm ra nguyên nhân thiếu hụt/hư hỏng và báo cáo cấp trên để có hướng xử lý phù hợp.

Quản lý kho bằng mã vạch đã đem lại nhiều hiệu quả như thế nào?; Quy trình quản lý kho bằng mã vạch diễn ra làm sao? đã được tổng hợp qua bài viết này. Hy vọng bài viết sẽ là nguồn tham khảo bổ ích dành cho bạn.

>>> Xem thêm: Phần mềm quản lý kho là gì? phương pháp quản lý kho hiệu quả