SOP là gì? Quy trình của SOP trong các lĩnh vực

SOP là gì? SOP là khái niệm còn tương đối xa lạ đối với một số người, tuy nhiên SOP lại có vai trò vô cùng quan trọng trong việc vận hành doanh nghiệp, khách sạn hay nhà hàng. Vậy SOP là gì? thì hãy cùng theo dõi bài viết sau để hiểu hơn nhé.

1. SOP là gì?

[caption id="attachment_5698" align="aligncenter" width="600"] SOP là gì?[/caption] SOP được viết tắt từ 3 chữ trong tiếng Anh là Standard Operating Procedure, đây là hệ thống quy trình hoạt động tiêu chuẩn gồm nhiều bước. Hệ thống này giúp hỗ trợ người dùng biết được tiến độ công việc, từ đó cải thiện và nâng cao năng suất. Thông qua quy trình SOP, công việc sẽ được vận hành hoàn hảo và đúng tiến độ thời gian. Giúp nhân viên nắm bắt được khối lượng công việc và làm quen với môi trường mới. Quy trình SOP được coi là một quy trình không thể thiếu trong các doanh nghiệp. Với những ưu điểm vượt trội, SOP giúp người dùng đạt được những mục đích mà người dùng hướng đến:

• Giúp nhân viên mới hòa nhập nhanh chóng với công việc và môi trường mới.
• Nhằm tiết kiệm thời gian và cải thiện hiệu suất làm việc.
• Ngăn chặn tối đa việc lãng phí tài nguyên, nhất là tài nguyên con người.
• Chất lượng công việc ổn định và hiệu suất tăng.

2. Quy trình SOP trong các lĩnh vực

Sop áp dụng trong nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau nhằm mục đích giúp cho quá trình sản xuất hay cung cấp dịch vụ theo tiêu chuẩn kỹ thuật đảm bảo chất lượng. Ví dụ SOP được áp dụng trong nhiều lĩnh vực như sản xuất, y tế, khách sạn, nhà hàng, hàng không, kỹ thuật, giáo dục, công nghiệp, … và cả quân sự.

2.1 SOP trong sản xuất

SOP chủ yếu là đảm bảo quá trình sản xuất, cung ứng dịch vụ cho khách hàng được diễn ra theo quy trình chuẩn mực, đảm bảo chất lượng cao và hạn chế những sai sót xảy ra nếu có. Mặt khác, người lao động sẽ dần làm việc theo quy chuẩn chung và năng suất lao động sẽ tăng lên đáng kể. Một vài lợi ích của việc sử dụng SOP trong sản xuất bao gồm:

• Tiết kiệm thời gian, cải thiện hiệu suất
• Ngăn ngừa lãng phí tài nguyên
• Được giới thiệu thêm nguồn khách hàng mới.
• Duy trì hoặc cải thiện vị thế của bạn trên thị trường.
• Cải thiện độ an toàn.
• Giảm rủi ro nợ.
• Góp phần xây dựng thương hiệu tích cực cho sản phẩm của bạn.

2.2 SOP trong khách sạn

SOP trong khách sạn được sử dụng để tạo ra quy trình chuẩn riêng cho mỗi bộ phận như: lễ tân, nhà hàng, buồng phòng,… để hướng dẫn nhân viên thực hiện công việc và duy trì chất lượng công việc với hiệu quả cao nhất. Quy trình chuẩn SOP khách sạn tại mỗi vị trí, mỗi khách sạn là khác nhau. Phải căn cứ vào từng điều kiện, từng vị trí để đưa ra quy trình cho phù hợp, khoa học. Lợi ích của quy trình SOP trong ngành khách sạn:

• SOP chính là bí kíp giúp nhân viên hiểu rõ hơn vị trí công việc của mình trong khách sạn.
• Tiết kiệm khá nhiều thời gian mà còn tăng hiệu suất làm việc.
• SOP chính là mấu chốt để đánh giá khả năng hoàn thành công việc của nhân viên. Giúp nhân viên tự giác và phấn đấu hơn trong công việc.
• Góp cho những người làm quản lý có thể theo dõi được chi tiết các công việc trong khách sạn.
• Vừa là nơi thu thập các ý kiến đóng góp để đưa ra các chính sách phúc lợi hợp lý cho nhân viên.
• Sop có thể giúp quản lý nhìn ra được điểm mạnh yếu của từng nhân viên và đưa ra giải pháp đào tạo phù hợp.
• SOP khách sạn là cơ sở để hướng dẫn, đào tạo nhân viên và đặc biệt là nhân viên mới.

2.3 SOP trong nhà thuốc

Đối với nhà thuốc, SOP được thể hiện dưới dạng văn bản trình bày rõ ràng các trình tự, thao tác mà nhân viên của nhà thuốc sẽ phải thực hiện khi có khách hàng đến mua. Quy trình này được thông qua tất cả nhân viên để có thể hoàn thiện và chuẩn nhất. Sau đó được phê duyệt thì mới bắt đầu có hiệu lực. Vai trò của hệ thống quy trình thao tác chuẩn SOP trong nhà thuốc như sau:

• Định hướng, hướng dẫn công việc: Giúp cho mọi nhân viên y tế đều có các thao tác đạt chuẩn đảm bảo chất lượng dược phẩm tốt nhất.
• Đây là tiêu chuẩn, cơ sở đánh giá trình độ, năng lực của nhân viên thông qua mức độ hoàn thành công việc.
• Hệ thống quy trình thao tác chuẩn có vai trò là công cụ đối chiếu giúp mọi nhân viên nhớ được các thao tác một cách dễ dàng, quá trình đào tạo nhân viên mới sẽ tiết kiệm tối đa thời gian.
• Căn cứ, cơ sở để kiểm tra các thông tin về chất lượng dược phẩm hoặc thẩm định hệ thống nhà thuốc.
• Hồ sơ hiệu năng: Tạo nền tảng để sửa đổi, bổ sung hoặc có các cải tiến điều kiện kinh doanh hay quy trình;
• Tài liệu kinh doanh: Đây là tài liệu quan trọng để đối chiếu khi quá trình phân phối, nhập thuốc có vấn đề như khiếu nại, thu hồi sản phẩm không đảm bảo chất lượng.

2.4 SOP trong logistics

Logistics thuộc chuỗi cung ứng bao gồm tổng thể những công việc liên quan đến hàng hóa gồm đóng gói, vận chuyển, lưu kho và bảo quản cho tới khi hàng được giao đến người tiêu thụ. SOP trong Logistics là việc vô cùng quan trọng và cần thiết bởi vì phải xây dựng được một chiến lược – quy trình thao tác chuẩn SOP thì sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc hiệu quả. Quy trình thao tác chuẩn SOP trong Logistics bao gồm:

• Dịch vụ khách hàng.
• Dự báo nhu cầu.
• Thông tin trong phân phối.
• Kiểm soát lưu kho.
• Vận chuyển nguyên vật liệu.
• Quản lý quá trình đặt hàng.
• Lựa chọn địa điểm nhà máy và kho.
• Thu gom hàng hóa.
• Đóng gói, xếp dỡ hàng.
• Phân loại hàng hóa

3. Cách xây dựng một quy trình thao tác chuẩn SOP

Dưới đây là 5 bước để xây dựng một quy trình thao tác chuẩn SOP hiệu quả, nâng cao hiệu quả công việc.

• Bước 1: Lập tất cả các quy trình hoạt động của doanh nghiệp thành 1 danh sách cụ thể.
• Bước 2: Lập một kế hoạch cụ thể cho SOP của doanh nghiệp.
• Bước 3: Trao đổi với nhân viên, từ đó rút ra những ưu, nhược điểm của kế hoạch trên.
• Bước 4: Xem xét lại quá trình và ghi lại những hoạt động của SOP.
• Bước 5: Hãy thường xuyên cập nhật quá trình hoạt động chuẩn SOP.

Dù ở lĩnh vực nào thì bạn cũng hãy nên xây dựng cho doanh nghiệp của mình một quy trình SOP phù hợp. Khi bạn tối ưu sẽ đem lại những kết quả tốt nhất.

4. Hướng dẫn vận hành quy trình chuẩn SOP

4.1 Đối với cấp quản lý

Nhà quản lý là người trực tiếp hướng dẫn và truyền đạt quy trình SOP đến nhân viên cấp dưới. Do đó, người quản lý cần cần nắm được các quy trình công việc, kiểm soát công việc chặt chẽ, kịp thời phát hiện và xử lý những sai sót trong quá trình thực hiện. Đồng thời, người quản lý cần phải biết cách lắng nghe ý kiến nhân viên về các vấn đề phát sinh hoặc không phù hợp để không ngừng hoàn thiện và cải tiến quy trình SOP.

4.2 Đối với nhân viên

Nhân viên là đối tườn trực tiếp thực hiện công việc và chịu trách nhiệm làm theo quy trình SOP chuẩn dưới sự hướng dẫn của cấp trên. Vì vậy, nhân viên phải có ý thức tự giác hoàn thành tốt công việc và không làm sai nghiệp vụ của mình. Đồng thời nhân viên có thể góp ý, đề xuất các giải pháp cải tiến chất lượng sản phẩm, dịch vụ cũng như giúp cho doanh nghiệp đạt hiệu quả cao hơn. >>> Xem thêm: Truy xuất nguồn gốc là gì? Lợi ích và quy trình