Phương pháp phân tích ABC và XYZ trong quản lý hàng tồn kho

Mức độ hàng tồn kho trong kinh doanh, trong các doanh nghiệp thường được xác định thông qua kỹ thuật phân tích ABC với sự kết hợp của phân tích XYZ. Hãy cùng tìm hiểu xem hai phương pháp này là gì và khi kết hợp với nhau chúng sẽ đem lại những hiệu quả gì nhé. 

1. Phương pháp ABC trong quản lý hàng tồn kho

Phương pháp phân tích ABC là gì?

Kỹ thuật phân tích ABC hay còn gọi là mô hình ABC, được xây dựng trên cơ sở nguyên tắc Pareto – 20% hàng hóa đem lại 80% doanh số. Có nghĩa là nếu bạn có thể kiểm soát được tốt 20% hàng hóa thì bạn sẽ kiểm soát được 80% của toàn bộ hệ thống.

Ở phân tích ABC, nó phân loại hàng hóa theo thứ tự giảm dần dựa theo giá trị đóng góp cho doanh nghiệp, cụ thể như sau:

• Nhóm A: nhóm có giá trị đóng góp lớn nhất, chiếm từ 70-80% so với tổng giá trị hàng hóa dự trữ trong kho. Nhóm hàng này cần được chọn lọc, chính xác về số lượng, thời gian đặt hàng để mua liên tục.
• Nhóm B: là nhóm hàng hóa trung gian, có giá trị hàng năm ở mức trung bình chỉ đem lại 15% chỉ tiêu bán hàng.
• Nhóm C: là nhóm có những mặt hàng giá trị thấp, chỉ chiếm 5% trong tổng giá trị hàng dự trữ.

Để tính được giá trị của những nhóm hàng này thì cách tốt nhất là dựa theo chỉ tiêu lợi nhuận.

Lợi ích của phân tích ABC trong quản lý hàng tồn kho

Phân tích ABC đã đóng góp không nhỏ cho doanh nghiệp khi kiểm soát tốt hơn chi phí vốn lưu động, giảm được số hàng hóa lỗi thời. Cụ thể thì ABC đã đem lại những lợi ích như:

• Tối ưu hóa không gian tồn kho bằng cách ưu tiên không gian để dự trữ những lượng hàng hóa quan trọng, kiểm soát được mức tồn kho ít ở những mặt hàng nhóm B, nhóm C.
• Tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và vận hành kho hàng, việc quản lý kho cũng trở nên linh hoạt hơn.
• Giảm đi các chi phí không cần thiết, tập trung các nỗ lực và nguồn lực vô những nhóm hàng phân chia theo cấp độ. Giảm dự trữ an toàn cho các mặt hàng nhóm B và nhóm C.
• Dịch vụ công ty hiệu quả hơn, tập trung hơn vào các hàng hóa ưu tiên, thời gian chuẩn bị nhanh hơn, hàng hóa chuyển đến khách hàng nhanh chóng và ít sự cố hơn.

2. Phương pháp XYZ trong quản lý hàng tồn kho

Phương pháp phân tích XYZ được sử dụng để đánh giá mức độ ổn định của hàng hóa bán ra, cụ thể là nhu cầu của khách hàng hoặc doanh số bán ra.

Phương pháp này được áp dụng dựa trên hệ số biến thiên trên doanh số (mức độ sai lệch trung bình về doanh số với chỉ tiêu bán hàng) và phân loại hàng hóa như sau:

• Nhóm X: là nhóm hàng hóa có nhu cầu ổn định, hệ số biến thiên thường dưới 15%. Từ đó bộ phận mua hàng sẽ dựa theo đó để mua đúng số lượng, không tạo ra lượng hàng hóa dư thừa trong kho.
• Nhóm Y: là nhóm hàng hóa theo mùa, có nhiều xu hướng khác nhau, với độ biến thiên từ 15 – 50%.
• Nhóm Z: là nhóm hàng có độ biến thiên trên 50%, không thể dự báo được bất kỳ điều gì.

Mô hình XYZ được xem là một kỹ thuật quan trọng trong quản lý hàng hóa để tránh thất thoát. Hàng hóa bán được nhiều trong kỳ trước ổn định thì sẽ dễ dự báo hơn trong những kỳ sau.

3. Kết hợp phương pháp phân tích ABC và XYZ trong quản lý hàng tồn kho

Việc kết hợp phương pháp phân tích ABC và XYZ  là sự bổ sung cần thiết cho nhau trong quản lý hàng tồn kho. Vừa cân bằng được số hàng hóa bán chạy để dự trữ, vừa kiểm soát được mức độ biến thiên của kênh tiêu thụ để hạn chế những mặt hàng khó bán.

• Nâng cao hiệu quả của hệ thống quản lý hàng tồn kho.
• Nâng cao các mặt hàng có mức độ lợi nhuận mà không vi phạm các nguyên tắc trong chính sách quản lý danh điểm hàng hóa trong cửa hàng.
• Tìm ra các loại hàng hóa chủ đạo, đồng thời tìm ra nguyên nhân làm hàng hóa tồn kho
• Phân bổ lại chức năng, quyền hạn và trách nhiệm của nhân viên trong việc quản lý hàng hóa, phụ thuộc vào chuyên môn và kinh nghiệm sẵn có.

Cách kết hợp phân loại ABC và XYZ tạo ra 9 nhóm giá trị được mô tả như sau:

AX Giá trị sử dụng cao, mức độ dự báo đáng tin cậy do ổn định về nhu cầu tiêu dùng.	AY Giá trị sử dụng cao, có mức độ dự báo trung bình do không ổn định về nhu cầu tiêu dùng.	AZ Giá trị sử dụng cao, khả năng dự báo có độ tin cậy thấp do nhu cầu tiêu dùng bất thường.
BX Giá trị sử dụng trung bình, mức độ dự báo đáng tin cậy do ổn định về nhu cầu tiêu dùng.	BY Giá trị sử dụng trung bình, mức độ dự báo có độ tin cậy trung bình do không ổn định về nhu cầu tiêu dùng.	BZ Giá trị sử dụng trung bình, khả năng dự báo có độ tin cậy thấp do nhu cầu tiêu dùng bất thường.
CX Giá trị sử dụng thấp, mức độ dự báo đáng tin cậy do ổn định về nhu cầu tiêu dùng.	CY Giá trị sử dụng thấp, mức độ dự báo có độ tin cậy trung bình do không ổn định về nhu cầu tiêu dùng.	CZ Giá trị sử dụng thấp, khả năng dự báo có độ tin cậy thấp do nhu cầu tiêu dùng bất thường.

>>> Xem thêm: Hàng tồn kho là gì? Phân loại hàng tồn kho