Phần mềm ERP là gì? Những khó khăn và thách thức

Phần mềm ERP là gì? Phần mềm ERP được biết đến là một phần mềm công nghệ với vai trò quản lý và tích hợp các hoạt động kinh doanh trong một tổ chức. Vậy phần mềm này có những ưu điểm và khó khăn thách thức như thế nào? Hãy cùng theo dõi bài viết này để giải đáp nhé.

1. Phần mềm ERP là gì?

Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) là một phần mềm cung cấp một hệ thống quản lý toàn diện để tối ưu hóa tài nguyên và quy trình trong doanh nghiệp.

Phần mềm ERP được xây dựng dựa vào hệ thống MRP làm cơ sở. Đến cuối thập kỷ 1980 đầu thập kỷ 1990 thì xuất hiện các hệ thống ERP đầu tiên xuất hiện, lấy các công ty lớn và phức tạp để làm thí điểm.

Đến những năm 2000 thì ERP phát triển thành hệ thống ERP II có thể chạy trên nền web và desktop. Và kết nối được với các ứng dụng bên ngoài như SCM, CRM, KM, PM,…

Đến năm 2010 thì hệ thống ERP III bước vào giai đoạn bùng nổ dựa trên các nền tảng công nghệ như IoT, Cloud, BigData, AI,… để giải quyết các vấn đề về dữ liệu, kết nối, điều khiển và số hóa, tự động hóa các mô hình sản xuất.

2. Các chức năng chính của phần mềm ERP

Phần mềm ERP có thể giúp doanh nghiệp quản lý hết được mọi khía cạnh để doanh nghiệp có thể hoạt động hiệu quả hơn.

Dưới đây là những chức năng chính của phần mềm ERP:

• Quản lý tài chính

Phần mềm ERP sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính một cách hoàn hảo thông qua các tính năng hạch toán, theo dõi nguồn tiền, tạo báo cáo tài chính,…

Giúp doanh nghiệp xem xét mức lợi nhuận, chi phí, tình hình tài chính để đưa ra các quyết định chiến lược.

• Quản lý nguồn nhân lực

Phần mềm ERP có các tính năng quản lý nguồn nhân lực bao gồm quản lý thông tin nhân viên, quản lý lương, thưởng, quy trình tuyển dụng,…

Phần mềm ERP còn có khả năng tích hợp thông tin nhân viên với các phần khác của hệ thống để tối ưu hóa quản lý nhân sự, nâng cao hiệu suất làm việc.

• Quản lý sản xuất

Phần mềm ERP giúp tối ưu hóa từ quy trình sản xuất đến quản lý kho. Doanh nghiệp dựa vào nó để theo dõi, dự đoán, đảm bảo sản phẩm có chất lượng tốt nhất, tăng thêm khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp.

• Quản lý chuỗi cung ứng

ERP quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng từ nhà cung cấp, vận chuyển đến tồn kho. Giúp cho quá trình đặt hàng được tối ưu hóa, giảm đi các tổn thất trong chuỗi cung ứng. Từ đó mà hiệu suất được cải thiện hoàn toàn.

• Quản lý dự án

Phần mềm ERP có chức năng theo dõi và quản lý các dự án gồm các tài nguyên, tiến độ, ngân sách dự án,… Để dự án được hoàn thành đúng thời gian và nằm trong tầm danh sách.

• Quản lý kho hàng

Để kho hàng được hoạt động trơn tru và hiệu quả thì phần mềm ERP tham gia theo dõi tồn kho, quản lý đơn hàng và quá trình vận chuyển.

3. Ưu điểm của phần mềm ERP

Phần mềm ERP trong doanh nghiệp ngoài là công cụ thì nó cũng như một giải pháp cho doanh nghiệp trong việc quản lý và vận hành.

Dưới đây là những ưu điểm nổi bật của phần mềm ERP mang lại:

• Tích hợp thông tin và quy trình làm việc

Phần mềm ERP tích hợp các thông tin từ các bộ phận khác nhau để tạo thành một hệ thống thống nhất. Để toàn bộ nhân viên có thể chia sẻ thông tin, tăng cường tính nhất quán, hiểu biết được toàn diện các hoạt động của doanh nghiệp.

• Tối ưu hóa hoạt động kinh doanh

Các hoạt động không cần thiết hay bị trùng lặp trong quy trình sẽ bị loại bỏ để tối ưu hóa quy trình.

Phần mềm cũng cung cấp thông tin theo thời gian thực để doanh nghiệp nhận thông tin và đưa ra quyết định nhanh chóng.

• Tăng khả năng đưa ra quyết định

Thông tin dữ liệu được phần mềm thu thập đầy đủ và chi tiết bởi phần mềm ERP, ban quản lý sẽ dựa vào các thông tin trên để đưa ra quyết định đúng đắn, có cơ sở và sâu rộng hơn.

• Tăng hiệu suất làm việc

ERP tối ưu hóa quy trình, giảm bớt đi những công việc thủ công từ đó nhân viên tập trung hơn vào những việc quan trọng. Quy trình tự động hóa, tối ưu hóa cũng hạn chế sự sai xót, tăng hiệu suất làm việc.

• Tăng khả năng cạnh tranh

Một doanh nghiệp có độ cạnh tranh tốt phải là một doanh nghiệp toàn diện, đó là lý do mà các doanh nghiệp luôn luôn thay đổi và cải tiến từ chất lượng sản phẩm và cách vận hành doanh nghiệp.

Phần mềm ERP biết được nỗi băn khoăn này nên chúng đã đem lại cho doanh nghiệp những chức năng tối ưu để có thể phản ứng nhanh chóng với những thay đổi.

4. Những thách thức của doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm ERP

Để triển khai phần mềm ERP vào trong doanh nghiệp phải đòi hỏi rất nhiều điều kiện về ngân sách, thời gian và nguồn lực.

Vậy nên đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự cân nhắc trước những rủi ro tiềm ẩn mà phần mềm ERP có thể mang lại:

• Chi phí triển khai và vận hành cao

Để triển khai buộc doanh nghiệp của bạn phải mua phần mềm và chi phí để triển khai phần mềm. Sau đó là chi phí đào tạo, trong quá trình sử dụng sẽ đi kèm chi phí bảo trì, bảo dưỡng, chi phí nâng cấp, chi phí nhân sự,…

Nên doanh nghiệp cần trang bị và đầu tư về thời gian, tiền bạc lẫn nguồn lực.

• Yêu cầu thay đổi quy trình kinh doanh

Để quy trình được tối ưu hoàn toàn thì việc thay đổi quy trình là điều cần thiết, việc thay đổi nhiều hay ít sẽ phụ thuộc vào tình trạng của mỗi doanh nghiệp.

Toàn bộ nhân viên sẽ phải thích nghi và làm quen dần với quy trình mới. Ban quản lý cần có những lớp đào tạo cho nhân viên.

• Khó khăn trong quản lý và bảo trì

Để quản lý và bảo trì thì cần có một đội ngũ có chuyên môn cao, đòi hỏi nhiều kỹ năng quản lý và bảo trì. Nếu không doanh nghiệp sẽ phải phụ thuộc vào bên nhà cung cấp phần mềm.

• Lựa chọn phần mềm hợp nhu cầu và quy mô doanh nghiệp

Như đã nói ở trên thì quá trình triển khai phần mềm ERP cần có một quá trình dài nên việc chọn sai phần mềm sẽ gây tổn thất rất lớn tới doanh nghiệp.

Vì hiện nay trên thị trường đang có rất nhiều phần mềm ERP có quy mô khác nhau.

Ngoài ra nên chọn nhà cung cấp có uy tín và có kinh nghiệm để các dịch vụ đi về bảo trì và support được tốt nhất.

>>> Xem thêm: 6 lợi ích hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp