Hệ thống ERP là gì?

Hệ thống ERP là một hệ thống đa chức năng hầu hết các doanh nghiệp đều nên sở hữu. Vì những lợi ích mà hệ thống này mang lại không thể thay thế bằng những hệ thống khác. Hãy cùng tìm hiểu xem tại sao nhé.

Hệ thống ERP là gì?

1. Hệ thống ERP là gì?

[caption id="attachment_3643" align="aligncenter" width="600"] Hệ thống ERP[/caption]

ERP được viết tắt từ Enterprise Resource Planning (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp). ERP ra đời vào những năm 1990 sau khi được tích hợp từ hai ứng dụng MRP ( ứng dụng lập kế hoạch nguồn lực sản xuất) và CIM ( ứng dụng sản xuất tích hợp máy tính). Ngày càng được các doanh nghiệp sử dụng phổ biến về những lợi ích của hệ thống mang lại.

Hệ thống ERP bao gồm các giải pháp giúp quản lý quy trình kinh doanh và các chiến lược mạnh mẽ. ERP tích hợp tất cả các khía cạnh mà doanh nghiệp cần vào trong một tổ chức mà các cá nhân có thể truy cập. Các nhà lãnh đạo và quản lý sẽ hiểu rõ hơn các hoạt động trong doanh nghiệp. Đưa ra được tầm nhìn đúng đắn.

Hệ thống ERP là một phương pháp độc và lạ mang lại nhiều hiệu quả giúp các doanh nghiệp duy trì cạnh tranh với môi trường kinh doanh ngày nay. ERP giúp cho các doanh nghiệp có thể tự động hóa và đơn giản hóa các công việc của các bộ phận. Giúp công việc không trở nên tẻ nhạt, năng suất lao động trở nên hiệu quả hơn.

2. Phân loại hệ thống ERP

Ngày nay, các doanh nghiệp với quy mô lớn và nhỏ cũng đều đang sử dụng hệ thống ERP. Ta có thể chia hệ thống này ra thành hai loại: Triển khai trên đám mây và triển khai tại chỗ:

Hệ thống ERP trên đám mây:

• Phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa vì chi phí thấp và thời gian triển khai cũng ngắn hơn. Ngoài ra còn có thể dễ dàng mở rộng quy mô.
• Hệ thống ERP trên đám mây cho phép lưu trữ dữ liệu trên nền tảng đám mây. Đảm bảo thông tin quan trọng được bảo mật. Có thể truy cập mọi lúc mọi nơi với các thiết bị thông minh.
• Đây là một giải pháp quản lý năng động, dễ thay đổi và mở rộng. Được sử dụng phổ biến tại Việt Nam - nơi có nhiều công ty vừa và nhỏ đang trên đà khởi nghiệp.

Hệ thống ERP tại chỗ: 

• Phù hợp cho các doanh nghiệp lớn vì hệ thống tại chỗ phải thanh toán nhiều khoản phí lớn hơn để có thể dùng vĩnh viễn. Phải đầu tư vào các thiết bị, cơ sở hạ tầng mạng và máy chủ lưu trữ.
• ERP tại chỗ có độ bảo vệ đảm bảo an toàn, được các đội ngũ IT theo dõi và cập nhật.
• ERP tại chỗ có thể sử dụng khi không có internet. Dễ dàng tùy chỉnh và nghiên cứu chuyên sâu hơn.

Các thành phần của hệ thống ERP

Để trở thành một hệ thống được sử dụng phổ biến, ERP đã có những ứng dụng và tính năng tạo nên được nét riêng của mình. Sau đây là một số thành phần đã tạo nên hệ thống này.

[caption id="attachment_3642" align="aligncenter" width="600"] Hệ thống ERP[/caption]

1. Quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự luôn là điều được ưu tiên ở các doanh nghiệp. Lựa chọn được nhân viên phù hợp cho doanh nghiệp vẫn luôn là sự trăn trở. Ở hệ thống ERP các module quản lý sẽ giúp xử lý các nhiệm vụ như: tuyển dụng, đào tạo, hợp đồng, bảo hiểm,... và tính năng quan trọng nhất đó là lương cho nhân viên.

Nhờ có ứng dụng của hệ thống ERP việc gửi bảng lương và phát lương đã trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Không còn tốn thời gian và thiếu hiệu quả như các phương pháp thủ công. Bộ phận nhân sự sẽ tự động hóa các khoản thanh toán, tiết kiệm được thời gian mà vẫn đảm bảo công việc được hiệu quả.

2. Quản lý quan hệ khách hàng

Đây là hoạt động dùng để tạo nên mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng để mang lại những lợi ích cho doanh nghiệp. Module quản lý khách hàng sẽ lưu trữ và theo dõi thông tin của khách hàng để tạo được những chiến lược trong kinh doanh và bán hàng.

Để tạo được chiến lược trong kinh doanh thì theo dõi thói quen mua hàng của khách là những yếu tố mang tầm quyết định. Không có khách hàng, doanh nghiệp sẽ không thể tồn tại. Theo dõi thói quen này sẽ giúp bạn được hai việc: trong cuộc nói chuyện bạn sẽ giảm bớt được những sự dư thừa trong những lần trao đổi mang lại sự hài lòng của khách hàng hơn; bạn có thể chia khách hàng theo từng nhóm đối tượng và nhắm đến trong mỗi đợt quảng bá.

3. Hệ thống báo cáo quản trị thông minh

Hay còn được gọi là BI (Business intelligence) đây là một tiêu chuẩn bắt buộc phải có tại hệ thống ERP. Đây là một hệ thống báo cáo quản trị tích hợp với công nghệ để kiểm soát lượng dữ liệu khổng lồ. Khai thác dữ liệu, tạo ra nguồn thông tin mới cho các nhà quản lý đưa ra được nhiều ý tưởng sáng tạo trong kinh doanh.

BI tồn tại ở dạng biểu mẫu báo cáo số, bảng, biểu đồ,... được tổng hợp và phân tích từ nguồn thông tin dữ liệu của nhân viên nhập vào hàng ngày.

4. Quản lý chuỗi cung ứng

Chuỗi cung ứng là một phần trong hệ thống ERP để duy trì được tính cạnh tranh trong kinh doanh. Chuỗi cung ứng là sự phối hợp của sản xuất, tồn kho, địa điểm và vận chuyển đối với người tham gia chuỗi.

SCM trong hệ thống giúp thúc đẩy lợi nhuận. Đo lường các yếu tố kinh doanh, các mặt hàng được mua thường xuyên, đi kèm với những loại hàng hóa nào, những nhóm hàng được quan tâm,... từ đó tối ưu hóa vị trí trưng bày cho sản phẩm. Chúng cũng được kết hợp với CRM để theo dõi những mặt hàng, đơn hàng mà khách hàng mua trong ngày.

5. Quản lý hàng tồn kho

Yếu tố này được kết hợp với CRM, SCM để dễ dàng quản lý đơn hàng và duy trì trạng thái kho ở mức tối thiểu. Việc quản lý hàng tồn kho là vấn đề cần lưu ý đối với doanh nghiệp. Lượng tồn kho ảnh hưởng đến doanh thu, sản xuất và chiếm vị trí trong kho.

Chính vì thế, phải luôn đảm bảo được việc hàng hóa có mặt trên thị trường, cân đối giữa các khâu nhập hàng - dự trữ - sản xuất - tiêu thụ. Nắm được những yếu tố này bạn sẽ đưa ra được giải phải cho lượng hàng tồn kho.

6. Quản lý tài chính

Dòng tiền là yếu tố ảnh hưởng đến mọi quy trình trong kinh doanh. Từ tiền sản xuất, tiền mặt bằng, tiền lương nhân viên,.... Chính vì thế phải sử dụng dòng tiền như thế nào cho hợp lý là điều mà các doanh nghiệp phải luôn luôn cân nhắc.

Module quản lý tài chính là một bộ phận của hệ thống ERP giúp phân tích và theo dõi các dữ liệu liên quan đến tài chính. Các khoản như: khoản thu, khoản trả, doanh thu, chi phí,...

Top các hệ thống ERP phổ biến hiện nay

Amis - MISA: đây là giải pháp cho các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn. Có chức năng báo cáo tự động tức thời cho người điều hành tiện quan sát và đưa ra đánh giá. Phần mềm này có ưu điểm vượt trội như:

• Liên kết các dữ liệu ở các phòng ban với nhau: kế toán, nhân sự, bán hàng,...
• Xem báo cáo trực tiếp trên các thiết bị di động mọi thời điểm.

ERP Oracle: Phần mềm quản trị này được sử dụng trên nền tảng điện toán đám mây. Quản lý các hoạt động tiêu dùng, nhân lực, phân phối và sản xuất. Có thể thực hiện quản lý đa chức năng như: quản lý tài chính, quản lý dòng đời, quản lý nhân lực, lập kế hoạch chuỗi cung ứng và kinh doanh,... Phù hợp với mọi mô hình doanh nghiệp.

Apache OFbiz: đây là sự lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp có thể giải quyết được nhiều bài toán quản lý khó khăn như: lập kế hoạch, thương mại điện tử, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý tài chính, quản lý quan hệ khách hàng CRM

Open ERP: phần mềm này được xây dựng trên mã nguồn mở với nhiều tính năng như: quản lý bán hàng, địa điểm bán hàng; quản lý kho hàng; quản lý kế toán, dự án, khách hàng; quản lý nguồn nhân lực,...

ERP5: là phần mềm mạnh mẽ với nhiều tính năng hiệu quả, và quan trọng đây là trải nghiệm hoàn toàn miễn phí. Một số ưu điểm để bạn cân nhắc như: quản lý chăm sóc khách hàng, quản lý tài chính, thiết kế sản phẩm, quản lý sản xuất,...