Quy trình 5S là gì? các bước thực hiện 5S

Quy trình 5S hiện nay đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm và tin dùng. Môi trường luôn là yếu tố tác động đến công việc, tâm trạng cũng như hiệu suất. Nên sự xuất hiện của 5S được xem là một biện pháp hiệu quảm tiện lợi, gọn gàng, khoa học nhất dành cho doanh nghiệp.

QUY TRÌNH 5S LÀ GÌ?

1. Quy trình 5S là gì?

Quy trình 5s được biết đến là một phương pháp dùng để quản lý, sắp xếp và cải thiện môi trường làm việc. Tạo ra một tổ chức và duy trì chúng trở thành một nơi làm việc an toàn, sạch sẽ và hiệu quả. Quy trình này đưa các tổ chức vào đúng theo khuôn khổ, tránh bị ảnh hưởng năng suất trong công việc, bị trì hoãn và ngưng hoạt động ngoài kế hoạch. [caption id="attachment_3633" align="aligncenter" width="600"] Văn phòng theo quy trình 5S[/caption]

Nguồn gốc của 5s:

5s được bắt đầu từ hệ thống của công ty Toyota ở Nhật vào những năm 1980 giữa thế kỷ 20. Ngay sau đó, 5s được phổ biến đến với nhiều quốc gia hơn như Singapore, Trung Quốc, Ba Lan,… và đến năm 1993 thì 5s được du nhập vào Việt Nam tại công ty Vikyno. 5s đã giải quyết được nhiều vấn đề tâm lý, cải thiện lao động trong tập thể cũng như môi trường làm việc.

Mục tiêu của 5s:

5s là một phương pháp cải tiến đơn giản, dễ thực hiện với chi phí không tốn kém. La một phương pháp rất hiệu quả để huy động con người, mang lại nhiều lợi ích. 5s sẽ tập trung vào các mục tiêu chính như sau:

• Xây dựng và cải tiến ý thức cho mọi người nơi làm việc.
• Tạo nên tinh thần động đội giữa các nhân viên.
• Thông qua các hoạt động thực tế, phát triển được vai trò lãnh đạo của các cán bộ và ban quản lý.
• Xây dựng được cơ sở tốt để các kỹ thuật tiên tiến được đưa vào phát triển.

2. Nội dung quy trình 5S

5S được bắt đầu từ viết tắt của 5 từ tiếng Nhật

1. Seiri ( 整理) – Sort – Sàng lọc: Xem xét, kiểm tra để phân loại các công cụ, nguyên liệu. Loại bỏ những thứ không cần thiết, giữ lại những mục quan trọng trong nhà máy, khu làm việc.
2. Seiton (整頓) - Set in order – Sắp xếp: Bố trí và sắp xếp mọi thứ theo một trật tự ngăn nắp hợp lý. Đặt đúng chỗ để tiện lợi khi cần sử dụng. Ưu tiên những phương diện trực quan rõ ràng để dễ dàng nhận biết, dễ tìm kiếm, giảm thời gian đi tìm.
3. Seiso (清掃) – Shine – Sạch sẽ: Giữ gìn vệ sinh nơi làm việc và cho cả máy móc, các thiết bị. Củng cố ý thức cho các nhân viên để cùng góp tay bảo vệ tạo nên môi trường mỹ quan tại nơi làm việc. Thường xuyên kiểm tra và nhắc nhở đến nhân viên.
4. Seiketsu (清潔)- Standardize – Săn sóc: Duy trì những hoạt động đã làm và liên tục cải tiến nơi làm việc để đạt được hiểu quả cao nhất. Dùng các nhãn dán và bảng đánh dấu bằng màu sắc để kiểm soát hệ thống trực quan hơn.
5. Shitsuke (躾) – Sustain – Sẵn sàng: Giáo dục ý thức và thói quen của toàn cán bộ công nhân viên, tuân thủ theo quy định nghiêm ngặt. Kiểm tra định kỳ các nguyên tắc tại nơi làm việc. Để tạo nên nền văn hóa trong đơn vị.

CÁC BƯỚC ÁP DỤNG QUY TRÌNH 5S CHO DOANH NGHIỆP

1. Lợi ích của Quy trình 5s

5s là một quy trình được phổ biến nhiều ở Nhật, đây là phương pháp giảm đi mọi sai sót trong công việc. 5 lợi ích mà quy trình này mang lại cho chúng ta là:

• Đảm bảo sức khỏe cho cán bộ công nhân viên: môi trường sạch sẽ sẽ khiến sức khỏe tốt hơn, mọi thứ gọn gàng ngăn nắp cũng giảm thiếu được một số nguy hiểm trong công việc.
• Công việc vận hành thuận lợi hơn : Nơi làm việc gọn gàng, ngăn nắp bạn sẽ không mất nhiều thời gian trong việc tìm kiếm đồ đạc vần thiết.
• Tạo tinh thần và bầu không khí khi làm việc.
• Chất lượng cuộc sống được nâng cao
• Năng suất công việc cũng được nâng cao.

2. Các doanh nghiệp có nên tham gia quy trình 5s không?

Hầu hết ngày nay các công ty tại Việt Nam cũng đang áp dụng quy trình này, vì những hiệu quả chúng mang lại cho công việc đạt điểm tương đối. Vậy lý do nào để thuyết phục được doanh nghiệp nên thử sử dụng quy trình này:

• Mô hình này phù hợp với tất cả loại hình doanh nghiệp hay tổ chức cá nhân. Dù là sản xuất, thương mại hay dịch vụ đều có thể áp dụng.
• Quy trình đơn giản, không đòi hỏi nhiều kỹ năng hay kiến thức về thuật ngữ khó và sâu xa.
• Một nơi làm việc sạch sẽ, ngăn nắp sẽ tạo cho bạn sự thoải mái. Và tạo dựng được cảnh quan cho nơi làm việc, nâng cấp doanh nghiệp.
• 5S nâng cao được chất lượng lao động, mang lại hiệu quả bứt phá trong công việc.

Để quy trình 5S được diễn ra suôn sẻ trong doanh nghiệp thì phải cần sự hỗ trợ của nhiều yếu tố. Trong đó 4 yếu tố cần phải có đó là:

• Sự cam kết và hỗ trợ của ban ngành lãnh đạo.
• Cung cấp cho mọi người kiến thức và các bước tiến hành quy trình.
• Tạo môi trường thúc đẩy sự tự nguyện tham gia của toàn thể nhân viên.
• Vận hành liên tục quy trình 5S, không ngừng nghỉ và liên tục làm mới.

[caption id="attachment_3635" align="aligncenter" width="600"] Các doanh nghiệp thực hiện theo quy trình 5S[/caption]

3. Các bước thực hiện quy trình 5S cho doanh nghiệp

Trước khi thực hiện quy trình, bạn phải tạo dựng một kịch bản, 1 kế hoạch cho đợt thức hiện này: Bước 1: Chuẩn bị

• Đưa ra các lợi ích và tư tưởng của quy trình 5s để ban lãnh đạo hiểu được và đồng hành. Có được sự cam kết hỗ trợ từ các ban lãnh đạo. Lập chỉ đạo thành lập quy trình 5S.
• Tìm hiểu và tham khảo kinh nghiệm của những đơn vị đã áp dụng và thành công đi trước.
• Đào tạo đội ngũ cốt cán để chịu trách nhiệm chính và chỉ dẫn.

Bước 2: Đưa ra thông báo

• Ban lãnh đạo sẽ đưa ra thông báo chính thức và thời gian thực hiện.
• Công bố thành lập, thực hiện thương thức triển khai và phân công theo nhóm, cá nhân, tập thể theo từng khu vực.
• Đào tạo các nội dung cơ bản cho mọi người.
• Tạo những thông báo truyền thông như biểu ngữ, áp phích, bản tin,…

Bước 3: Tiến hành tổng vệ sinh

• Tổ chức ngày tổng vệ sinh định kì và duy trì hàng năm.
• Cung cấp đầy đủ dụng cụ và thiết bị cho tổng vệ sinh.
• Phân chia khu vực thực hiện theo nhóm, vùng phụ trách.
• Sàng lọc những thứ không cần thiết.

Bước 4: Tiến hành sàng lọc

• Lập ra các tiêu chuẩn loại bỏ những thứ không cần thiết.
• Kết với tổng vệ sinh để loại bỏ những thứ không cần thiết, sau đó ra soát lại một lần theo từng bộ phận
• Thông thường sẽ tổ chức 2 lần/1 năm để đảm bảo những vị trí thường xuyên làm việc.

Bước 5: Thực hiện các yếu tố Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ hàng ngày

• Thường xuyên loại bỏ những thứ không cần thiết để tận dụng chỗ làm hiệu quả hơn.
• Luôn cải tiến mọi lúc mọi nơi.
• Lập nên thời khóa biểu về việc vệ sinh chung hàng ngày, để tạo được môi trường thoải mái nhất.
• Cùng nhau đưa ra những sáng kiến cải tiến quy trình.

Trên đây là các cách để thực hiện quy trình 5s đối với doanh nghiệp của bạn. Hy vọng bài viết sẽ mang lại nhiều hữu ích.

TPM là gì? TPM đối với doanh nghiệp