Kaizen là gì? giới thiệu về Kaizen

Kaizen là gì? giới thiệu về Kaizen để giúp các bạn nắm rõ hơn các lợi ích, nguyên tắc và các bước tiến hành Kaizen.

1. Kaizen là gì? giới thiệu về Kaizen

Kaizen nổi tiếng được biết đến là một triết lý kinh doanh của người Nhật được áp dụng thành công đối với nhiều doanh nghiệp phạm vi trên toàn thế giới. Kaizen (改善) được ghép từ hai từ trong đó Kai là liên tục, zen là cải tiến, nếu dịch sang tiếng Anh thì chúng có tên là ongoing improvement – sự cải tiến không ngừng nghỉ, liên tục quá trình làm việc, nâng cao năng suất,...

Trước đây, khi mới bắt đầu Kaizen được áp dụng cho các công ty tại Nhật như Toyota, suzuki, canon,… sau dần nhờ những lợi ích nổi bật chúng dần lan rộng ra đến với nhiều quốc gia và nhiều lĩnh vực khác nhau từ dịch vụ, kinh doanh đến công nghệ,…

Qúa trình cải tiến trong Kaizen là những ý tưởng với quy mô nhỏ hay còn nói đây là phương thức :tích tiểu thành đại”. Từ những thay đổi, cải tiến nhỏ góp thành sự hoàn hảo từ bên trong ra đến các vỏ bọc bên ngoài. Bởi vậy, Kaizen cần có sự tham gia của tất cả mọi người với tinh thần "bất cứ cái gì cũng có thể cải tiến được".

[caption id="attachment_4385" align="aligncenter" width="600"] Kaizen là gì?[/caption]

2. Một số ví dụ về mô hình Kaizen trong doanh nghiệp

Phương pháp 5W – 1H: giúp doanh nghiệp xác định được các vấn đề bằng những câu hỏi mang tính phân tích và xác định. Để tìm ra được những điểm cần tối ưu. Ở đây 5W lần lượt là Who, What, Where, When, Why và 1H là How.

Phương pháp 5S: đây là một nội dung cơ bản trong triết lý Kaizen. Là phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc, nâng cao ý thức công nhân viên. 5S được bắt nguồn từ 5 từ Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke có ý nghĩa lần lượt là Sàng lọc – sắp xếp – sạch sẽ - săn sóc – sẵn sàng.

Phần mềm quản lý 4.0: các doanh nghiệp áp dụng công nghệ 4.0 vào trong quản lý. Quản lý từng yếu tố, loại bỏ các phần việc dư thừa, tập trung cho các hành động mang lại giá trị, nhằm cải thiện sau này.

3. Lợi ích của Kaizen

Để hình dung dễ hơn các lợi ích mà Kaizen mang lại, ta chia chúng thành 2 loại lợi ích là lợi ích vô hình và lợi ích hữu hình.

Lợi ích hữu hình:

• việc tích lũy những cải tiến nhỏ lâu dài sẽ tạo nên những kết quả to lớn đáng kể.
• Giảm sự lãng phí, giảm lượng hàng tồn kho và hàng không đạt tiêu chuẩn chất lượng, giảm đi thời gian chờ đợi và vận chuyển.
• Tăng năng suất trong sản xuất và vận hành, tràu dồi cho nhân viên thêm các kỹ năng hữu ích.

Lợi ích vô hình:

• Tạo động lực để mỗi cá nhân trong doanh nghiệp thoải mái đưa ra các ý tưởng, giúp quá trình cải tiến hiệu quả hơn.
• Giúp nhân viên trong doanh nghiệp tăng tinh thần đoàn kết, gắn bó nội bộ.
• Xây dựng nền văn hóa doanh nghiệp vững vàng, tạo ra thói quen tiết kiệm, hiệu quả trong từng chi tiết.

4. Nguyên tắc của Kaizen

Dưới đây là các quy tắc bất di bất dịch của Kaizen là nền tảng để đưa triết lý này vào trong thực hành.

Tập trung vào lợi ích của khách hàng: các sản phẩm, dịch vụ được đưa ra thị trường phải đảm bảo đáp ứng được các nhu cầu của khách hàng. Để thực hiện tốt được việc này thì phải nhắm đến các mục đích cải thiện về chất lượng sản phẩm.

Không ngừng cải tiến: nhu cầu khách hàng càng ngày càng tăng cao về tiêu chuẩn kỹ thuật, mẫu mã, chi phí,… việc khái niệm “hoàn thành” chưa hẳn là đã kết thúc, chúng cần phải liên tục cải tiến để sản phẩm ngày càng tốt lên.

Xây dựng văn hóa “ không đổ lỗi”: mỗi cá nhân phải có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ được giao, khi xảy ra sự cố lỗi lầm phải quy đúng trách nhiệm không được đùn đẩy.

Thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp mở: mạng lưới thông tin nội bộ giúp nhân viên cập nhật tin tức nhanh chóng, chia sẻ và trao đổi kinh nghiệp. Nhân viên dám nhìn thẳng vào sai sót, đưa ra các điểm yếu và yêu cầu sự hỗ trợ.

Khuyến khích làm việc theo nhóm: kaizen định hướng doanh nghiệp hoạt động theo các đội nhóm, các thành viên phải nỗ lực phối hợp, tràu dồi bản thân, người làm leader phải có khả năng lãnh đạo tốt.

Tạo lập các mối quan hệ đúng đắn: đầu tư cho nhân viên các chương trình đào tạo kỹ năng giao tiếp, xây dựng EVP doanh nghiệp, tạo dựng niềm tin, cam kết lâu dài từ nhân viên.

Rèn luyện ý thức kỷ luật, tự giác:  cần thích nghi và tuân theo các quy tắc, luật lệ của xã hội. Hy sinh quyền lợi cá nhân để đồng nhất được với tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của công ty. Đặt lợi ích lên hàng đầu tự soi xét để kiềm chế bản thân về các điểm yếu.

Thông tin đến mọi nhân viên: Nhân viên không thể đạt được kết quả cao trong công việc nếu không thấu hiểu tình hình hiện tại của công ty, nên cần duy trì việc chia sẻ thông tin thường xuyên, minh bạch.

Thúc đẩy năng suất và hiệu quả làm việc: kết hợp các biện pháp đào tạo, phân quyền cụ thể, phát huy khả năng chut động và tự quyết,…

5. Các bước tiến hành Kaizen

Bước 1: tìm hiểu tình trạng chung của doanh nghiệp, xác định mục tiêu bước đầu

Doanh nghiệp muốn tiến hành Kaizen phải đảm bảo đủ sức, đủ nguồn lực để có thể duy trì thực hiện đến khi kết thúc, không bị bỏ dang dở lệch hướng vấn đề. Kaizen yêu cầu doanh nghiệp phải có sự cam kết và nỗ lực lâu dài, yếu tố đầu tư hầu như không tác động quá nhiều. Để chuẩn bị được nền tảng tinh thần này, từ các cấp CEO đến nhân viên đều phải có sự tham gia.

Chính vì vậy trước khi tiến hành bạn phải tìm hiểu được tình trạng chung, để xác định mục tiêu theo từng mức độ. Bạn có thể áp dụng thử nghiệm Kaizen từ một điểm nhất định, sau đó mở rộng đến đội nhóm, phòng ban rồi tiến tới quy mô toàn doanh nghiệp.

Bước 2: xác định gốc rễ nguyên nhân các vấn đề cần cải tiến

Quá trình đánh giá doanh nghiệp là bước đầu tiên để tìm ra được các nguyên nhân sâu xa mà doanh nghiệp đang gặp phải. Một số vấn đề mà các doanh nghiệp hay thường gặp phải như:

• Thời điểm tồn kho hiện tại rất nhiều, lý do số tồn kho tăng lên?
• Số lượng tồn kho tăng lên do quy trình sản xuất hay do quy trình phân phối?

Việc thu thập các thông tin, dữ liệu từ nhân viên sẽ tổng hợp lại giúp bạn có câu trả lời chính xác nhất.

Bước 3: xác định phương pháp giải quyết

Xác định được nguyên nhân gốc rễ ở đâu, thì phải cải tiến ngay ở đó. Cùng nhau đưa ra các ý kiến đóng góp, khuyến khích nhân viên đưa ra những ý tưởng, giải pháp sáng tạo. Sau cùng chọn một phương pháp khả thi nhất để lên kế hoạch thực hiện đi kèm với các chỉ tiêu đánh giá.

Bước 4: Thực hiện giải pháp Kaizen

Thực hiện Kaizen theo những bước đã đưa ra trong kế hoạch. Ban đầu áp dụng cho các chương trình thì điểm, thực hiện các bước nhỏ để thử nghiệp. Sau đó đưa ra các đánh giá, tìm các lỗi sai để khắc phục. Sau cùng mới chính thức áp dụng cho doanh nghiệp. Qúa trình này các cấp quản lý và bộ phận thực hiện phải thường xuyên quan sát và kiểm tra.

Bước 5: phân tích kết quả thực hiện giải pháp

Từ các thông tin, dữ liệu thống kê từ quy trình thực hiện, so sánh cùng với những chỉ tiêu đưa ra ban đầu. Đánh giá mức độ thành công so với hiện trạng ban đầu để tìm ra những điểm thiếu xót.

Bước 6: chuẩn hóa và tối ưu giải pháp

Ngay từ bước đầu không thể nào một lần thành công được hết, đây còn là cả một quá trình dài. Một số nhược điểm vẫn chưa thực sự được giải quyết cần nhanh chóng sửa chữa những điểm này để “kaizen” chính Kaizen của bạn. Hãy kiên nhẫn rút kinh nghiệm qua các lần thực hiện khác nhau.

Bước 7: lặp lại chu trình Kaizen đã được chuẩn hóa

Khi xác nhận đã có được giải pháp Kaizen phù hợp, đây là lúc doanh nghiệp thực hiện lặp lại chu trình từ bước 1, để một lần nữa xác định các vấn đề mới nảy sinh và tìm ra giải pháp.

>>> Tham khảo: Quy trình 5S là gì? Các bước thực hiện 5S