Phần mềm quản lý kho là gì? phương pháp quản lý kho hiệu quả

Phần mềm quản lý kho là gì? phương pháp quản lý kho hiệu quả phổ biến hiện nay bao gồm những gì? Hãy theo dõi bài viết dưới đây để hiểu hơn về những phương thức quản lý kho nhé.

1. Quản lý kho là gì?

Quản lý kho trong tiếng Anh là Warehouse Management, đây là từ gọi chung dùng để chỉ các hoạt động lưu trữ, bảo quản, cập nhật tình hình hàng hóa có trong kho một cách chính xác và chi tiết. Hệ thống quản lý kho hiệu quả không chỉ giúp giảm chi phí lưu thông mà còn đảm bảo cho hoạt động sản xuất và cung ứng hàng hóa được diễn ra liên tục, ổn định. Một nhân viên quản lý kho sẽ phải thực hiện các công việc như sau:

• Tiếp nhận thông tin xuất nhập kho, thực hiện công tác xuất và nhập hàng hóa
• Đảm bảo chất lượng và số lượng hàng hóa xuất nhập kho
• Kiểm tra thường xuyên định mức tồn kho tối thiểu
• Sắp xếp, áp dụng quy tắc an toàn và phòng cháy chữa cháy trong kho
• Giải quyết các vấn đề liên quan đến yêu cầu của khách hàng
• Lên kế hoạch nhập hàng và trình đến cấp trên xét duyệt

2. Phần mềm quản lý kho là gì?

Phần mềm quản lý kho là công cụ hữu ích giúp các tổ chức kiểm soát những hoạt động hàng ngày của kho. Phần mềm quản lý kho giúp kiểm kê vật tư đã xuất - nhập vào kho, số lượng tồn kho, sản phẩm nào đã chuyển kho,... hiệu quả. Với phần mềm này, công tác quản lý số lượng hàng, vị trí sắp xếp của từng sản phẩm, tình trạng hàng hóa đều được kiểm soát chi tiết giúp cho quá trình bán hàng được liên tục, không bị gián đoạn. Các phần mềm quản lý kho được biết đến như một giải pháp hữu ích giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí quản lý, vận chuyển, nhân sự và tránh thất thoát hàng hóa.

3. Tính năng cơ bản của phần mềm quản lý kho

Quản lý đồng bộ thông tin

• Quản lý đầy đủ, chi tiết thông tin hàng hóa trong kho.
• Quản lý thông tin chung của hàng hóa như: mã hàng, tên hàng, giá trị hàng.
• Quản lý các hóa đơn chứng từ, giấy tờ liên quan đến các đơn hàng.
• Phân nhóm và loại hàng hóa, giúp tìm kiếm hàng hóa nhanh chóng, sắp xếp hàng tồn kho khoa học, hợp lí.
• Tích hợp các đơn vị đo đếm hàng hóa, khả năng quy đổi nhanh chóng. Giúp biết chính xác tổng khối lượng hàng hóa dự trữ, có khả năng thông tin chi tiết về sản phẩm như: xuất xứ, chủng loại, màu sắc, đặc điểm, ghi chú,…
• Nắm bắt thông tin xuất – nhập hàng, nắm bắt về giấy tờ, kiểm soát lượng tiêu thụ hàng hóa. Và kiểm soát những mặt hàng gần hết hạn sử dụng.

Quản lý khách hàng

Quản lý các thông tin khách hàng gồm: tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, email, mã nhóm, ngày, công nợ,… và phân loại khách hàng theo nhóm và nhiều tiêu chí khác. Quản lý hợp đồng, đơn hang của từng khách hàng. Tạo đơn hàng ứng với từng khách hàng.

Quản lý danh mục sản phẩm

Gồm có các thông tin: tên sản phẩm, mã sản phẩm, mã in, đơn vị tính, khối lượng, giá bán, giá mua, mã nhóm,… Ngoài ra còn tổng hợp những sản phẩm đã in trong năm, số thùng đã in trong năm, số lượng tổng, số lượng thùng,…

Kiểm kê

Phần mềm quản lý kho giúp dễ dàng hơn trong kiểm kê và đối chiếu hàng hóa trong kho giữa việc xuất nhập trên giấy tờ và xuất nhập hàng hóa thực tế, tồn kho lý thuyết và tồn kho thực tế.

Quản lý biến đổi kho

Quản lý biến đổi kho là quản lý sự biến động về nguồn hàng, xuất nhập các mặt hàng và số lượng của chúng trong kho, theo từng ngày, từng tuần,…

Quản lý nhập kho

Người dùng dễ dàng nhập các thông tin thành phẩm: tên, thông tin liên quan đến hàng hóa, sản phẩm. Phần mềm có thể nhập hàng hóa theo hóa đơn mua ngoài, nhập hàng trả lại từ khách hàng, nhập hàng lưu chuyển,… và nhiều mục khác theo yêu cầu của doanh nghiệp, cũng như hỗ trợ export phiếu nhập kho.

Quản lý xuất kho

Phần mềm cung cấp chi tiết thông tin hàng hóa sản phẩm liên quan đến các hoạt động xuất kho: cho sản xuất, theo đơn cho khách, trả hàng,… và các hoạt động khác tùy theo yêu cầu của người dùng.

4. Lợi ích của phần mềm quản lý kho

Quản lý quy trình nhập kho

Khi sử dụng phần mềm quản lý kho bạn sẽ thấy hàng hóa được đặt đúng nơi hơn, các quy trình kho được diễn ra thuận lợi. Tối đa hóa sự hài lòng của khách hàng và thời gian sản xuất.

• Lập kế hoạch nhận hàng: sắp xếp khu vực lưu trữ trống, bố trí nhân công, thiết bị.
• Xử lý và kiểm tra quy trình nhập kho nhanh hơn: ít lỗi hơn, xử lý biên nhận hàng, cân hàng, kiểm đếm hàng hóa nhanh hơn giúp bạn tiết kiệm thời gian.
• Chụp bằng chứng hình ảnh về tình trạng hàng hóa: là bằng chứng về tình trạng hàng hóa, hỗ trợ khi xảy ra ttranh chấp với nhà cung cấp/khách hàng.
• In nhãn và dán nhãn tại chỗ: để thay thế lô hàng hỏng và mất mát.
• Tính năng tích hợp thông báo trước vận chuyển (ASN) giúp tiết kiệm thời gian chờ của tài xế xe tải.

Quản lý quy trình xuất kho

Phần mềm sẽ gợi ý các phương án picking, di chuyển hàng hóa với những thuật toán tối ưu. Tối ưu hóa hiệu quả quá trình lấy hàng, người quản lý kho phù hợp với chiến lược chọn và tự động hóa chính xác với hàng hóa được xử lý (pallet, carton, lô hàng lẻ, cụm,…). Đối với kho hàng và trung tâm phân phối không xử lý đơn đặt hàng của khách hàng, phần mềm có thể được thực hiện dựa trên khối lượng nhận và vận chuyển.

• Giảm thời gian picking: Đây là quy trình tốn kém nhất trong kho, bao gồm 55% tổng chi phí vận hành, tối ưu hóa quy trình này sẽ giảm chi phí đáng kể và tăng hiệu quả vận hành kho.
• Quy trình đóng gói và dán nhãn: tất cả các dữ liệu cần thiết được nhập vào phần mềm để xử lý và đưa ra gợi ý.

Quản lý tồn kho

• Hệ thống cảnh báo tự động bằng cách cập nhật hàng tồn kho hàng ngày để tránh tình trạng thiếu hàng. Đưa ra các cảnh báo thông qua email hoặc SMS.
• Lưu trữ: hàng hóa được đặt vào không gian lưu trữ thích hợp nhất với từng loại hàng hoá/lô hàng/yêu cầu của khách hàng. Qúa trình lưu trữ sẽ tối đa hóa tối đa không gian có sẵn trong kho và tăng hiệu quả lao động.
• Bổ sung tồn kho: đảm bảo lượng tồn kho nằm ở mức an toàn cho từng vị trí, giúp quá trình lấy hàng trơn tru và hiệu quả hơn.
• Ứng dụng quản lý cho thiết bị di động: hỗ trợ các nhà quản lý kho cần di chuyển trong kho, khi cần truy cập vào các số liệu hiệu suất, email của khách hàng, tài liệu nội bộ,…
• Phân tích dự báo tồn kho: cung cấp các kết quả ước tính hợp lý về doanh số mỗi ngày, cho nhà quản lý biết số lượng sản phẩm dự kiến ​​sẽ được xuất/nhập/lưu trữ.

Nâng cao năng lực cạnh tranh và dịch vụ khách hàng

Nâng cao năng lực cạnh tranh: giúp tiết kiệm chi phí, tối ưu và tự động hóa vận hành cũng như đáp ứng các yêu cầu về kết nối công nghệ thông tin của khách hàng. Phân quyền truy cập khách hàng: cung cấp các kết quả ước tính hợp lý về doanh số mỗi ngày, cho nhà quản lý biết số lượng sản phẩm dự kiến ​​sẽ được xuất/nhập/lưu trữ. c. Hạn chế giao tiếp bằng email, điện thoại gây mất thời gian, bị động,… cũng như xử lý cách nghiệp vụ phức tạp khác.

5. Các phương pháp quản lý kho hiệu quả

Đầu tư công nghệ và nâng cao trình độ quản lý kho

Phần mềm quản lý kho hàng một trong những yếu tố quan trọng trong việc quản lý kho hàng của các doanh nghiệp hiện nay. Để có thể bán hàng và thống kê chi tiết thu chi cần phải theo dõi sát sao nguồn hàng hóa trong kho. Hiện nay, các phương pháp quản lý kho truyền thống bằng giấy tờ, sổ sách gần như không còn hữu dụng bởi tiềm ẩn nhiều sai sót và rủi ro trong quá trình quản lý. Thay vào đó, những phần mềm quản lý kho lại đang lên ngôi và được đánh giá là giải pháp tốt nhất giúp các đơn vị kinh doanh online quản lý hàng hóa chuyên nghiệp hiệu quả. >>> Xem thêm: Phần mềm quản lý kho SmartWMS

Áp dụng phương pháp FIFO hoặc LIFO

FIFO và LIFO là 2 thuật ngữ thông dụng trong lĩnh vực quản lý hàng tồn kho.

• FIFO có nghĩa là hàng hóa nhập vào trước sẽ được ưu tiên xuất trước. Thường được áp dụng cho các mặt hàng có tính chất thời hạn ngắn như thực phẩm, đồ thời trang theo trend, bánh kẹo, công nghệ…
• LIFO là các mặt hàng mới vừa nhập vào sẽ được xuất đi trước để bảo đảm cập nhật theo thời giá, cân đối chi phí sản xuất và bán hàng phù hợp, thường áp dụng với những nguyên vật liệu có thể tồn kho lâu dài như vật liệu xây dựng.

Sắp xếp theo mã SKU

SKU đang được sử dụng phổ biến, vai trò của chúng được đánh giá cao hơn cả mã vạch. Mỗi mã SKU sẽ có những ký hiệu riêng việc gồm cả chữ và số cho mỗi sản phẩm và danh mục sản phẩm khác nhau. Do đó số lượng SKU cũng sẽ không bị giới hạn. Khi sử dụng mã SKU bạn sẽ dễ nhận biết được thông tin sản phẩm mà không cần phải quét mã để tìm kiếm. Giúp bạn phân biệt được 1 mặt hàng từ nhiều kho khác nhau. Hạn chế được tình trạng hết hàng, thất thoát hàng trong kho bằng việc quản lý hàng hóa qua mã SKU.

Lên sơ đồ lưu trữ để dễ kiểm soát

Sơ đồ quản lý kho hàng là bản vẽ thu nhỏ thể hiện tổng kho hàng của bạn, việc nhìn vào sơ đồ kho bạn sẽ dễ dàng hình dung được vị trí của từng loại hàng hóa. Căn cứ vào sơ đồ này, chủ doanh nghiệp có thể lên kế hoạch thay đổi phù hợp hoặc quy hoạch lại để tăng hiệu quả khai thác đối với kho hàng.