PO là gì? PO là một khái niệm không còn xa lạ gì đối với các tổ chức và doanh nghiệp. Vậy vì sao các doanh nghiệp cần sử dụng PO? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau để giải đáp được vấn đề này nhé.
1. PO là gì?
PO (Purchase Order) là một thuật ngữ dùng để nói về đơn đặt hàng. Là loại tài liệu ủy quyền mua hàng được gửi từ người mua đến nhà cung cấp. Là một loại hợp đồng có giá trị thương mại ràng buộc để mua hàng hóa và dịch vụ.
Đơn đặt hàng PO phải bao gồm những thông tin liên quan đến giao dịch kinh doanh. Ví dụ: giá trên mỗi đơn vị do người mua và người bán thỏa thuận, số lượng hàng đặt mua, kiểu dáng, màu sắc,…
Nhiều đơn đặt hàng bao gồm cả yêu cầu thanh toán và vận chuyển. Để theo dõi các khoản thanh toán trong tương lai trùng khớp với hồ sơ thanh toán, mỗi đơn hàng sẽ được cung cấp một số duy nhất được gọi là mã hàng.
Hai dạng PO được doanh nghiệp áp dụng nhiều nhất hiện nay là PO điện tử và PO phi điện tử.
[caption id="attachment_5805" align="aligncenter" width="600"]
PO là gì?[/caption]
2. Vì sao doanh nghiệp cần sử dụng PO?
PO là một chứng từ quan trọng, có ý nghĩa với một doanh nghiệp, được dùng là tài liệu để kiểm tra, đánh giá các vấn đề liên quan đến đơn hàng.
PO giúp người mua hàng làm rõ yêu cầu và mong muốn của họ thông qua nhà cung cấp. PO mang tính ràng buộc về mặt pháp lý trong trường hợp không có hợp đồng chính thức.
Cho dù doanh nghiệp bạn đang có quy mô nhỏ hay lớn, thì việc sử dụng PO cũng đều giúp quản lý đơn hàng dễ dàng hơn:
- PO cho phép khách hàng thông báo yêu cầu đến nhà cung cấp để cùng xem xét đề xuất bởi cả hai bên. Khách hàng dựa vào đây có thể khiếu nại nếu như đơn hàng không được giao như cam kết.
- Việc quản lý đơn hàng được đơn giản hóa.
- Tổ chức dễ dàng quản lý ngân sách hơn, khi một đơn PO được đặt chi phí sẽ được tính ngay vào ngân sách công ty.
- Việc thực hiện đơn hàng và xử lý thanh toán được thực hiện dễ dàng và thuận tiện hơn đáng kể với các PO.
3. Nội dung chính của PO
Để đảm bảo tính rõ ràng, đầy đủ các thông tin liên quan đến hàng hóa như: đơn giá, số lượng hàng, thanh toán, điều kiện giao hàng, thời hạn, bao bì, cam kết,…
Mỗi PO sẽ có thông tin trình bày khác nhau, tùy thuộc vào người mua, người bán, từng doanh nghiệp, tổ chức. Nhưng một PO cơ bản sẽ gồm các yếu tố sau:
- Number and date (số và ngày)
- Seller/Buyer : Name, contact, Tel/fax (thông tin người mua, người bán)
- Quantity (số lượng)
- Unit price (đơn giá)
- Payment terms (điều kiện thanh toán)
- Special instruction (discount, FOC…)
- Incorterms (điều kiện giao hàng)
- Goods description/Commodity/Product (Mô tả hàng hóa)
- Total amount (giá trị hợp đồng)
- Specifications/Quality(phẩm cấp, thông số kỹ thuật)
- Signature (chữ ký).
Các mẫu PO phổ biến[/caption]
4. Quy trình sử dụng PO
Thông thường quy trình sử dụng PO sẽ bao gồm các bước như sau:
- Bước 1: Bên mua hàng tìm hiểu và mua một sản phẩm hoặc dịch vụ nào đó cho doanh nghiệp.
- Bước 2: Mua hàng sẽ xuất PO cho bên bán để bắt đầu quá trình mua hàng.
- Bước 3: Bên bán hàng nhận PO và xác nhận với bên mua hàng là có đáp ứng được điều kiện đặt hàng không. Nếu bên bán không đáp ứng được nhu cầu bên mua thì PO sẽ bị hủy.
- Bước 4: Nếu như bên bán đồng ý với những thỏa thuận thì bên mua sẽ chuẩn bị đơn hàng dựa trên số lượng đơn hàng trong kho hoặc lên lịch sản xuất để đảm bảo cung cấp đầy đủ số hàng theo tiến độ.
- Bước 5: Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ số lượng đơn hàng, bên bán có thể nhờ một đơn vị vận tải thứ 3 cung cấp dịch vụ vận chuyển với số lượng PO mà bên mua hàng gửi đến.
- Bước 6: Bên bán hàng lập hóa đơn cho đơn đặt hàng, trong đó sử dụng số PO mà bên mua gửi để đảm bảo tính chính xác cũng như khả năng kiểm tra chéo thông tin giao hàng.
- Bước 7: Bên mua hàng sau khi kiểm tra hàng hóa sẽ thực hiện quá trình thanh toán theo các điều khoản trong đơn đặt hàng cho bên bán.
5. Làm thế nào để quản lý PO hiệu quả?
Việc sử dụng PO đúng cách là để hạn chế tối đa những rủi ro có thể diễn ra trong quá trình làm việc với nhà cung cấp.
- Quản lý nhà cung cấp mà doanh nghiệp đã từng đặt hàng, hồ sơ nhà cung cấp phải đảm bảo rõ ràng, dễ tiếp cận. Việc này giúp lựa chọn nhà cung cấp dễ dàng và chính xác hơn.
- Hạn chế những chi phí liên quan đến ngân hàng bằng việc sử dụng dịch vụ cần thiết để bổ sung hàng tồn kho, phân loại sản phẩm, tách các khoản mua thành nhiều mục.
- Triển khai hệ thống phê duyệt mua hàng để có thể kiểm soát vấn đề chi phí cũng như ngăn ngừa quản lý tài chính yếu kém. Để ngăn chặn việc mua hàng không đạt yêu cầu và tránh trùng lặp đơn hàng.
- Đưa ra các đề mục cần kiểm tra để đánh giá và đảm bảo chất lượng, giúp duy trì dữ liệu chính xác của các đơn đặt hàng.
- Lưu trữ và quản lý hồ sơ đúng cách để hạn chế thất thoát, đảm bảo tính bảo mật cho các chứng từ.
- Quy trình hủy đơn hàng cần rõ ràng, khi PO bị hủy cần có một văn bản chính thức gồm các thông tin liên quan cùng chữ ký phê duyệt.
- PO bị hủy cần được lưu trữ cùng các tài liệu liên quan.
Ngày nay, các phầm mềm quản lý bán hàng đều có tính năng này, xử lý đơn đặt hàng và đơn nhập hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Phần mềm cung cấp cho doanh nghiệp những báo cáo đầy đủ nhất, quản lý chi tiết toàn bộ nhà cung cấp và công nợ để tính toán và thành toán chi phí nhập hàng đúng hạn. Từ đó lên kế hoạch nhập hàng phù hợp.
6. Sự khác nhau giữa invoice và PO là gì?
Trước tiên, chúng ta sẽ nói sơ qua về invoice để các bạn dễ hình dung hơn:
“ Invoice còn được gọi là hóa đơn bản hàng, là chứng từ được dùng để mua và bán sản phẩm.”
Thường người dùng hay nhầm lẫn giữa PO và invoice, nhưng thực chất chúng lại là hai thành phần riêng biệt. Bạn có thể dựa theo những vấn đề sau để phân biệt chúng:
- Khi đặt mua một sản phẩm hoặc dịch vụ thì người mua sẽ tạo đơn đặt hàng (PO). Còn người bán hàng sẽ tạo hóa đơn để ghi lại giao dịch mua bán để thu tiền các mặt hàng đã xuất đi.
- Người bán nhận đơn hàng (PO) và người mua nhận được hóa đơn (invoice).
- Khi người mua cần mua hàng thì một PO sẽ được tạo, sau khi mua hàng thành công thì một hóa đơn sẽ được tạo.
- PO thường xuyên yêu cầu làm rõ những nội dung bắt buộc trong hợp đồng mua bán sản phẩm, dịch vụ. Còn hóa đơn thường chỉ được sử dụng để xác nhận việc bán hàng và lưu giữ tài liệu cho thủ tục thanh toán.
Suppy Chain còn được gọi là chuỗi cung ứng. Chuỗi cung ứng này bao gồm một chuỗi các vận hành liên kết để chuyển đổi và dịch chuyển từ nguyên liệu thô đến thành phần cuối cùng đến tay cá nhân.
Mạng lưới này kết nối giữa công ty và các nhà cung cấp để sản xuất và phân phối sản phẩm. Bao gồm các hoạt động, thực thể, con người, thông tin và tài nguyên khác nhau.
Trong các hệ thống chuỗi cung ứng phức tạp, các sản phẩm được sử dụng có thể tái nhập vào chuỗi cung ứng tại bất kỳ điểm nào giá trị còn lại có thể tái chế được.
Supply Chain Analytics chính xác là một công cụ để người dùng có thể kiểm tra được mức độ hiệu quả của Suppy Chain để phát hiện ra các cơ hội cải tiến mô hình kinh doanh.
Sử dụng phương pháp Suppy Chain Analytics sẽ giúp cho doanh nghiệp nhìn ra được những cơ hội phát triển tốt hơn.
Chúng tập hợp tất cả mọi thứ từ tình trạng hàng hóa, giá thành nguyên liệu thô cho đến quy trình vận chuyển và logistics, nhu cầu, thành phẩm,… Doanh nghiệp thông qua chúng sẽ hiểu hơn về chuỗi công ứng của mình.
Việc này còn giúp cho doanh nghiệp nhận biết được cơ hội hợp tác kinh doanh với công ty, doanh nghiệp mới. Mở rộng thêm quy mô công ty.
>>> Xem thêm: 
Switch công nghiệp là gì?[/caption]
Switch công nghiệp không được quản lý[/caption]
Hệ thống Pick to light hay còn được gọi là hệ thống DPS (Digital Picking System), đây là một hệ thống kết hợp giữa máy tính và các modules phát tín hiệu ánh sáng nhằm hỗ trợ các quy trình trong các nhà kho.
Hệ thống Pick to light hỗ trợ quy trình lấy hàng/nhặt hàng trong tất cả kho/xưởng dễ dàng hơn. Nhân viên chỉ việc di chuyển đến nơi mà các Modules đang sáng/nhấp nháy và pick đúng số lượng được hiển thị.
Việc này giúp tiết kiệm tối đa thời gian tìm sản phẩm trong kho và tối giản các bước trong quy trình để tạo sự thuận lợi cho nhân viên vận hành, cắt giảm đi các chi phí không mong muốn như chi phí đào tạo, tổn thất do hàng bị trả về do sai sót trong soạn hàng,…
Hệ thống Pick to light đã xuất hiện từ những năm 1990 và từ đó cho đến nay, công nghệ này đã có những bước phát triển nhanh chóng. Các thành phần chính của hệ thống Pick to light ngày nay là:
Về cơ bản, các thiết bị mô-đun ánh sáng sẽ được lắp đặt trên các giá đỡ, hoặc kệ hàng ở những vị trí cố định.
Khi bắt đầu quy trình lấy hàng, phần mềm quản lý kho sẽ gửi thông tin các đơn hàng hay các phiếu yêu cầu xuất kho đến phần mềm Pick To Light được cài sẵn trên máy tính.
Sau đó, phần mềm Pick To Light sẽ liên kết các số định danh ID của đèn, tương ứng với mã vị trí, mã hàng và số lượng tương ứng có trong phiếu yêu cầu xuất kho.
Công nhân chỉ cần quét mã đơn hàng/phiếu yêu cầu xuất kho thì tất cả các vị trí đèn của hàng cần lấy sẽ sáng lên.
Sau khi bấm nút xác nhận để hoàn tất việc lấy hàng tại 1 vị trí, dữ liệu tồn kho sẽ được cập nhật trực tiếp từ phần mềm Pick To Light lên hệ thống quản lý kho của khách hàng.
Hầu hết các kho bãi cũng như nhà máy tại Việt Nam hiện vẫn sử dụng các công cụ để hỗ trợ nhặt hàng, soạn hàng như Handy terminal (handheld), nhiều nơi vẫn sử dụng list picking.
Vốn dĩ các cách làm này vẫn hoạt động tương đối hiệu quả ở thời điểm trước, tuy nhiên với dòng chảy phát triển mạnh mẽ của tự động hóa và nhu cầu về tiến độ xuất nhập hàng cao hơn bao giờ hết (đặc biệt là với các ngành công nghiệp mới như E-Commerce), việc lệ thuộc vào các cách làm cũ dẫn tới nhiều yếu điểm như sau:
Việc áp dụng Pick to light vào quản lý nhà kho có thể thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp về tiết kiệm chi phí và năng suất.
Cân xe tải, cân ô tô điện tử là thiết bị để đo trọng lượng của phương tiện vận tải, cân xe tải hoạt động bằng cách cân toàn bộ trọng tải của xe tải bao gồm cả hàng hóa và sau đó trừ đi trọng lượng của xe để tính ra trọng lượng hàng hóa mà phương tiện đó chuyên chở.
Cấu tạo của cân xe tải bao gồm 3 bộ phận chính:
SOP là gì?[/caption]
SOP được viết tắt từ 3 chữ trong tiếng Anh là Standard Operating Procedure, đây là hệ thống quy trình hoạt động tiêu chuẩn gồm nhiều bước. Hệ thống này giúp hỗ trợ người dùng biết được tiến độ công việc, từ đó cải thiện và nâng cao năng suất.
Thông qua quy trình SOP, công việc sẽ được vận hành hoàn hảo và đúng tiến độ thời gian. Giúp nhân viên nắm bắt được khối lượng công việc và làm quen với môi trường mới.
Quy trình SOP được coi là một quy trình không thể thiếu trong các doanh nghiệp. Với những ưu điểm vượt trội, SOP giúp người dùng đạt được những mục đích mà người dùng hướng đến:
SOP chủ yếu là đảm bảo quá trình sản xuất, cung ứng dịch vụ cho khách hàng được diễn ra theo quy trình chuẩn mực, đảm bảo chất lượng cao và hạn chế những sai sót xảy ra nếu có.
Mặt khác, người lao động sẽ dần làm việc theo quy chuẩn chung và năng suất lao động sẽ tăng lên đáng kể.
Một vài lợi ích của việc sử dụng SOP trong sản xuất bao gồm:
SOP trong khách sạn được sử dụng để tạo ra quy trình chuẩn riêng cho mỗi bộ phận như: lễ tân, nhà hàng, buồng phòng,… để hướng dẫn nhân viên thực hiện công việc và duy trì chất lượng công việc với hiệu quả cao nhất.
Quy trình chuẩn SOP khách sạn tại mỗi vị trí, mỗi khách sạn là khác nhau. Phải căn cứ vào từng điều kiện, từng vị trí để đưa ra quy trình cho phù hợp, khoa học.
Lợi ích của quy trình SOP trong ngành khách sạn:
Đối với nhà thuốc, SOP được thể hiện dưới dạng văn bản trình bày rõ ràng các trình tự, thao tác mà nhân viên của nhà thuốc sẽ phải thực hiện khi có khách hàng đến mua.
Quy trình này được thông qua tất cả nhân viên để có thể hoàn thiện và chuẩn nhất. Sau đó được phê duyệt thì mới bắt đầu có hiệu lực.
Vai trò của hệ thống quy trình thao tác chuẩn SOP trong nhà thuốc như sau:
Logistics thuộc chuỗi cung ứng bao gồm tổng thể những công việc liên quan đến hàng hóa gồm đóng gói, vận chuyển, lưu kho và bảo quản cho tới khi hàng được giao đến người tiêu thụ.
SOP trong Logistics là việc vô cùng quan trọng và cần thiết bởi vì phải xây dựng được một chiến lược – quy trình thao tác chuẩn SOP thì sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc hiệu quả.
Quy trình thao tác chuẩn SOP trong Logistics bao gồm:
Dưới đây là 5 bước để xây dựng một quy trình thao tác chuẩn SOP hiệu quả, nâng cao hiệu quả công việc.
