Kế hoạch sản xuất là gì? Quy trình lập kế hoạch sản xuất

Kế hoạch sản xuất là gì? Quy trình lập kế hoạch sản xuất diễn ra gồm bao nhiêu bước? Việc lập kế hoạch sản xuất sẽ thường bị phụ thuộc vào yếu tố nào? Hãy cùng theo dõi bài viết này để giải đáp được những câu hỏi này nhé.

1. Kế hoạch sản xuất là gì?

Kế hoạch sản xuất là bước lên kế hoạch cho sản xuất bao gồm các hoạt động lên ý tưởng, tạo lập, xây dụng một kế hoạch hoàn chỉnh cho một dự án sản xuất của doanh nghiệp.

Dựa vào những kế hoạch sản xuất, doanh nghiệp sẽ biết được quy trình sản xuất cần diễn ra như thế nào từ khâu cung ứng đầu vào cho đến khâu dịch vụ khách hàng cuối cùng.

2. Ý nghĩa của kế hoạch sản xuất đối với doanh nghiệp

Sử dụng nguồn lực hiệu quả

Kế hoạch sản xuất được lập ra để giúp cho việc quản lý, phân công nguồn nhân lực, hoạt động của máy móc, quy trình sản xuất sao cho nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và hiệu quả nhất.

Thiết lập các mục tiêu của doanh nghiệp

Đặt ra các mục tiêu thách thức để toàn bộ công nhân viên trong doanh nghiệp phấn đấu để đạt được hiệu suất. Các mục tiêu phải mang tính quyết liệt, song cũng cần phải thực tế.

Lợi ích khác của việc thiết lập mục tiêu là so sánh kết quả dự báo với kết quả thực tế. Các doanh nghiệp phân tích sự khác biệt này để kịp thời thực hiện hành động khắc phục trong tình huống doanh thu thấp hơn kế hoạch hoặc chi phí cao hơn

Quản lý rủi ro

Quản lý rủi ro là sự cần thiết cho thành công của một doanh nghiệp. Họ cần kiểm soát được môi trường kinh tế và sự cạnh tranh xung quanh họ.

Việc lập kế hoạch giúp nhà quản lý hình dung các yếu tố rủi ro có thể xảy ra và phát triển các kế hoạch dự phòng để đối phó với chúng.

Tốc độ thay đổi trong kinh doanh diễn ra nhanh chóng và các doanh nghiệp phải có khả năng điều chỉnh chiến lược của mình một cách kịp thời để phù hợp với những điều kiện thay đổi này.

Xây dựng nhóm và hợp tác

Lập kế hoạch sản xuất để thúc đẩy xây dựng nhóm và tinh thần hợp tác. Khiến nhân viên cảm thấy có trách nhiệm hơn, nắm chắc được nhiệm vụ được giao. Từ đó thúc đẩy tăng năng suất lao động.

Tạo lợi thế cạnh tranh

Khi doanh nghiệp có được cái nhìn thực tế về điểm mạnh và điểm yếu hiện tại của mình sẽ giúp doanh nghiệp phay huy tốt được những điểm mạnh, đồng thời khắc phục những điểm yếu.

Ngoài ra doanh nghiệp bạn sẽ dễ dàng nắm bắt đối thủ hơn, giúp các doanh nghiệp xác định các cơ hội mà họ có thể đã bỏ qua, chẳng hạn như các thị trường quốc tế mới nổi hoặc các cơ hội tiếp thị sản phẩm cho các nhóm khách hàng hoàn toàn khác nhau.

3. Các bước lập kế hoạch sản xuất

Bước 1: nghiên cứu và dự báo

Đây là bước đầu tiên trong quá trình lập kế hoạch sản xuất, giúp cho doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể cục diện tốt hơn.

Bao gồm môi trường bên trong, bên ngoài doanh nghiệp, sự cạnh tranh trong thị trường, điểm mạnh và yếu của mình so với đối thủ, cơ hội và thách thức có thể xảy ra,… từ đó tạo tiền đề để đưa ra lập ra những kế hoạch sản xuất tối ưu nhất.

Bước 2: thiết lập các mục tiêu

Bước tiếp theo, doanh nghiệp cần xác định cho mình một hệ thống các mục tiêu cần phải đạt được theo một thời gian nhất định.

Thông thường, doanh nghiệp nào cũng cần xác định hai loại mục tiêu:

• Mục tiêu hàng đầu: là các mục tiêu liên quan đến sự sống còn và phát triển bền vững của một doanh nghiệp. Ví dụ như mục tiêu về doanh thu, lợi nhuận, thị phần,…
• Mục tiêu thứ hai: là các mục tiêu liên quan đến tính hiệu quả của doanh nghiệp, không ảnh hưởng đến sự sống của doanh nghiệp nhưng chúng có vai trò quan trọng tác động đến sự thành công.

Bước 3: phát triển tiền đề

Tiền đề ở đây là các chính sách, các dự báo, các giả thiết có thể áp dụng cho việc lập kế hoạch. Hoặc ở đây có thể là quy mô hoạt động, địa bàn hoạt động, công nghệ, mức giá, chính trị, xã hội,…

Bước 4: xây dựng các phương án

Xây dựng các phương án là công việc tiếp theo trong quá trình lập kế hoạch sản xuất kinh doanh. Người lập kế hoạch cần nghiên cứu và tìm ra các phương án hành động làm sao để có thể đạt được mục tiêu đã đề ra ở bước 2.

Trong mỗi phương án được xây dựng, cần đảm bảo xác định được hai nội dung:

• Giải pháp của kế hoạch là gì để trả lời cho câu hỏi làm gì để đạt được mục tiêu
• Các công cụ và nguồn lực cần thiết để thực hiện mục tiêu.

Thông thường trước khi lên kế hoạch sản xuất, chúng ta sẽ lập kế hoạch bán hàng một năm theo từng tháng. Trong kế hoạch bán hàng, sẽ suy nghĩ và lên kế hoạch xem nên bán cái gì và bán bao nhiêu theo từng tháng.

Bước 5: đánh giá và lựa chọnphương án

Sau khi đã xây dựng được các phương án mà bạn cho là phù hợp thì việc tiếp theo cần phải làm là đánh giá lại toàn bộ các phương án.

Các phương án được lựa chọn là các phương án đạt được mục tiêu một cách hiệu quả nhất trong thời gian ngắn nhất và với chi phí thấp nhất.

Bước cuối cùng trong quá trình lập kế hoạch sản xuất là lựa chọn phương án và đưa qua quyết định. Sau đó ban quản lý sẽ quyết định phân vô các nguồn nhân lực để kế hoạch đảm bảo tiến độ và hiệu quả.

4. Các yếu tố ảnh hưởng đến lập kế hoạch sản xuất kinh doanh

Yếu tố bên trong doanh nghiệp

Hệ thống mục tiêu của doanh nghiệp

Mục tiêu là kim chỉ nam cho mọi hoạt động, là nền tảng của việc lập kế hoạch. Để việc lập kế hoạch hiệu quả nhà quản lý cần xác định các mục tiêu càng cụ thể càng tốt.

Quan điểm và năng lực của nhà quản lý

Nếu như người quản lý không phải có một người giỏi, am hiểu, nhiều kinh nghiệm sẽ dẫn đến các kế hoạch sản xuất kém hiệu quả.

Nguồn lực trong doanh nghiệp

Việc thiếu nguồn nhân lực có thể làm đình trệ tiến độ thậm chí là không thể thực hiện được kế hoạch mà doanh nghiệp đã đặt ra.

Một số nguồn lực cần xem xét là tài chính, nhân sự, yêu cầu về không gian, khả năng tiếp cận vật liệu và mối quan hệ với nhà cung cấp.

Đặc điểm ngành nghề và hệ thống thông tin

Mỗi doanh nghiệp sẽ có những cách thức hoạt động đặc trưng khác nhau. Do đó, công tác lập kế hoạch cũng có những sự khác biệt để phù hợp với nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau.

Đặc biệt, người quản lý phải nắm bắt được hệ thống thông tin từ người tiêu dùng, thị trường, nền kinh tế, đối thủ cạnh tranh,…

Yếu tố bên ngoài doanh nghiệp

Tính không chắc chắn của môi trường kinh doanh

Khi nền kinh tế tổng thể hoặc lĩnh vực kinh doanh gặp bất ổn, việc lập kế hoạch sản xuất cũng trở nên khó khăn theo. Khi sự suy thoái kinh tế bắt đầu, các doanh nghiệp phải cố gắng dự báo mức độ nghiêm trọng của suy thoái và xác định cách duy trì doanh số và mức lợi nhuận bất chấp môi trường tiêu cực.

Lúc này đây các doanh nghiệp phải đối mặt với các mối đe dọa từ các đối thủ mới gia nhập thị trường và từ những thay đổi trong công nghệ có thể làm giảm lợi thế cạnh tranh của họ.

Các yếu tố kinh tế

Yếu tố kinh tế sẽ ảnh hưởng đến việc đưa ra các phương án, các kế hoạch sản xuất – kinh doanh phù hợp đối với doanh nghiệp. Các nhân tố kinh tế sẽ tác động thẳng đến sức mua của người tiêu dùng, ví dụ như: tốc độ tăng trưởng của nền kinh tế, thất nghiệp, lạm phát, sự gia tăng của đầu tư,…

5. Những lưu ý khi xây dựng kế hoạch sản xuất

Trong quá trình xây dựng kế hoạch sản xuất, có 2 điều bạn luôn luôn phải ghi nhớ là dự báo chính xác và biết năng lực của mình nằm ở đâu.

Dự báo chính xác

Bạn cần phải biết ước tính đúng nhu cầu đối với sản phẩm hoặc dịch vụ của mình, chỉ khi đó bạn mới có thể lập được một kế hoạch sản xuất chi tiết nhất.

Bạn nên theo dõi xu hướng mua hàng từ những năm gần nhất, xem xét về sự thay đổi nhân khẩu học, sự thay đổi về nguồn tài nguyên,… Những dự báo hoạch định nhu cầu là nền tảng của việc lập kế hoạch sản xuất.

Biết năng lực của mình

Khi bạn không biết năng lực sản xuất, thì việc lập kế hoạch sản xuất của bạn gần như vô nghĩa. Bạn sẽ không có đủ tài nguyên, nguồn nhân lực, kinh tế để thực hiện được điều này.

>>> Xem thêm: Quản trị sản xuất là gì? Vai trò đối với doanh nghiệp